Secretária Administrativa

Gabardo & Terra Advogados Associados; Curitiba; Híbrido; BRL 80.000 - 120.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Um escritório de advocacia renomado em Curitiba está buscando profissionais organizados e proativos para garantir a fluidez da rotina administrativa, oferecendo suporte estratégico às lideranças. As responsabilidades incluem gestão de agendas, documentos, logística e contratos. A posição requer formação em Administração ou áreas correlatas, além de habilidades em Pacote Office e comunicação profissional. A empresa oferece benefícios como plano de saúde, vale alimentação e regime de trabalho híbrido.

Serviços

Vale alimentação/Vale Refeição (R$ 31/dia)

Vale farmácia

Plano de Saúde Unimed

Plano odontológico

Fornecimento de notebook próprio do escritório

Desconto em cursos de Inglês

Qualificações

• Procura-se pessoas comprometidas com o crescimento profissional e excelência no atendimento aos clientes.
• Noções de organização de documentos, atas e gestão de agendas.
• Experiência anterior em rotinas administrativas ou secretariado é um diferencial.

Responsabilidades

• Gestão de agenda e compromissos de lideranças.
• Atendimento e interface com clientes, fornecedores e colaboradores.
• Organização e guarda de documentos físicos e digitais.

Conhecimentos

Comunicação clara e postura profissional.

Capacidade de lidar com logística simples

Formação académica

Ensino Superior cursando em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.

Ferramentas

Pacote Office (Word, Excel, Outlook, Teams)

Sistema CPJ

Descrição da oferta de emprego

Estamos em busca de profissionais organizados e proativos para garantir a fluidez da rotina administrativa do escritório, oferecendo suporte estratégico e eficiente às áreas e lideranças.

A atuação será voltada para gestão de agendas, documentos, comunicação, logística e contratos, assegurando conformidade, prazos e qualidade na execução das tarefas do dia a dia. Além disso, será referência no atendimento interno e externo, mantendo os sistemas atualizados e contribuindo para um ambiente corporativo ágil e bem estruturado.

Sobre nós

Somos um escritório com mais de 35 anos de atuação nacional, reconhecido pela solidez e abrangência. Atendemos uma carteira corporativa composta pelas maiores instituições financeiras do país, além de grandes empresas nacionais e multinacionais.

O que buscamos

Profissionais comprometidos com excelência, organização e qualidade, que tenham mentalidade voltada para crescimento e inovação. Pessoas que gostem de atuar com dinamismo, mantendo a comunicação clara e garantindo suporte eficiente às lideranças.

Responsabilidades e atribuições

• Gestão de agenda e compromissos de lideranças: reuniões, viagens, prazos, follow-up e lembretes.
• Atendimento e interface (telefone, e‑mail, whatsapp, teams, redes sociais, presencial) com clientes, fornecedores e colaboradores, garantindo cordialidade e registro.
• Organização e guarda de documentos físicos e digitais, com controle de versões, prazos e acesso (sigilo e conformidade).
• Logística administrativa: reserva de salas, materiais, coffee break, apoio a treinamentos e eventos internos.
• Gestão de correspondências (correios/motoboy), protocolos, notificações e consolidação de fechamentos mensais.
• Fluxo de contratos: controle de assinaturas (Docusign), aditivos, vigências, cancelamentos e interface com áreas.
• Suporte ao financeiro: organização de documentos, conferência básica de boletos, encaminhamento a contas a pagar.
• Atualização de sistemas corporativos (CPJ, ClickUp, Teams) e manutenção de cadastros e pastas padrão.
• Cotações de serviços, compras e treinamentos; comparação e indicação.
• Compras administrativas e facilities: chips de telefonia, brindes institucionais, materiais de escritório, controle de fornecedores administrativos, passagens aéreas, reserva de hotéis.
• Suporte nos reembolsos da Diretoria.
• Interface com manutenção predial e serviços gerais.
• Indicadores administrativos: tempo de resposta, cumprimento de prazos, eficiência de rotinas; apoio em relatórios.
• Apoio à comunicação institucional operacional, endomarketing e integração de novos colaboradores (convites, confirmações, informativos, avisos internos, materiais necessários para suporte às demais áreas, treinamentos, recepção).
• Preparação para auditorias e premiações: checklists, documentos, evidências e relatórios de conformidade.
• Governança de arquivos e contratos: taxonomia, nomenclatura, trilhas de auditoria e acessos.
• Controle e acompanhamento do e‑mail de contato Gabardo e Terra.
• Controle e acompanhamento do Whatsapp principal da empresa.
• Controlar o uso das salas, gerenciando agendas, conflitos e prioridades, bem como preparar os ambientes para reuniões, visitas e eventos, assegurando layout, equipamentos e insumos adequados.
• Apoiar logisticamente a rotina do escritório e atuar como interface com recepção/portaria, garantindo organização, fluidez e padrão institucional.
• Realizar inscrições de cursos e treinamentos das equipes, garantindo demais necessidades logísticas.

Requisitos e qualificações

Buscamos pessoas comprometidas com o crescimento profissional e focados na excelência no atendimento aos clientes.

Requisitos

Escolaridade: Ensino Superior cursando em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.

• Pacote Office (Word, Excel, Outlook, teams).
• Noções de organização de documentos, atas e gestão de agendas.

Habilidades

• Comunicação clara e postura profissional.
• Capacidade de lidar com logística simples (correios, motoboy) e processos administrativos básicos.

Diferenciais

• Experiência anterior em rotinas administrativas ou secretariado.
• Familiaridade com ferramentas digitais e sistemas corporativos.
• Conhecimento do Sistema CPJ será considerado um diferencial.

Informações adicionais

• Remuneração fixa: R$2045.00
• Vale alimentação/Vale Refeição (R$ 31/dia)
• Vale farmácia
• Totalpass (benefício corporativo de assinatura com + 5.000 academias)
• Regime de trabalho híbrido (uma vez por semana e presença necessária em reuniões que precisem de acompanhamento)
• Plano de Saúde Unimed
• Plano odontológico
• Programas de educação continuada
• Fornecimento de notebook próprio do escritório
• Desconto em cursos de Inglês
• Programas de desenvolvimento interno