ADMIN - Crew Purser (Ocean) - EU citizen ONLY

Global Jobs; Batu Pahat; On-site; MYR 100,000 - 150,000; Full time

Job summary

O companie de recrutare internațională caută un coordonator pentru Biroul Echipajului în Batu Pahat, Malaysia. Candidatul ideal va superviza operațiunile și va gestiona procesul de debarcare și îmbarcare al echipajului. Cerințele includ cunoștințe de Microsoft Office și abilități excelente de comunicare. Această poziție oferă oportunități de dezvoltare profesională într-un mediu dinamic și stimulant.

Qualifications

• Cunoștințe de Microsoft Office Suite și software-uri relevante.
• Abilități excelente de administrare și comunicare.
• Înțelegerea standardelor de cel mai înalt nivel în materie de servicii.

Responsibilities

• Supervizează, instruiește și ghidează echipajul.
• Gestionarea operațiunilor din Biroul Echipajului.
• Se ocupă de procesul de debarcare și îmbarcare al echipajului.
• Asigură corectitudinea datelor de salarizare și de debarcare.

Skills

Abilități excelente de comunicare

Abilități de administrare

Respect față de colegi și oaspeți

Personalitate sociabilă, deschisă și flexibilă

Education

Cunoștințe de Microsoft Office Suite, Fidelio Cruise, Micros Fidelio Point of Sale și MXP

Job description

FUNCȚII ESENȚIALE

• Abordare proactivă în rezolvarea problemelor;
• Tratează membrii echipajului ca pe clienți interni;
• Este responsabil(ă) în ultimă instanță pentru toate operațiunile din Biroul Echipajului;
• Supraveghează, instruiește și ghidează al doilea purser pentru echipaj și administratorul echipajului;
• Auditează fondurile gestionate de administratorul echipajului și al doilea purser;
• Responsabil(ă) pentru procesul de vamă al navei în ceea ce privește toate aspectele legate de echipaj;
• Colaborează cu agenții portuari pentru aranjarea vizelor pentru debarcarea echipajului;
• Participă la procesul de vamă al navei, gestionând toate problemele legate de echipaj cu agenții și autoritățile;
• Aranjează transportul și cazarea membrilor echipajului care debarcă, împreună cu agentul portuar;
• Se ocupă de sarcinile legate de plecarea echipajului, cu excepția trimiterii/distribuirii listelor de mișcare și manifestelor echipajului;
• Îi înregistrează (sign on) pe noii membri ai echipajului;
• Se asigură că toate procedurile de înregistrare (sign on) sunt completate corect;
• Se asigură că toate procedurile de debarcare (sign off) sunt completate corect;
• Programează și conduce ședința de informare pentru debarcarea echipajului;
• Însoțește echipajul prin terminal în porturile din SUA;
• Asistă echipajul în timpul programului de lucru al biroului, în privința întrebărilor legate de salariu;
• Procesează toate cererile pentru carduri FOB, asigurându-se că criteriile sunt îndeplinite;
• Autorizează eliberarea pașapoartelor către echipaj, cu acordul șefului de departament;
• Trimite și centralizează solicitările de concediu, comunicând cu departamentul de HR de la sediu;
• Realizează repartizarea cabinelor pentru echipaj;
• Se ocupă de solicitările pentru înlocuirea uniformelor OCI, asigurându-se că toate condițiile sunt respectate;
• Este responsabil(ă) în ultimă instanță pentru întregul proces de salarizare;
• Activează contractele de salariu ale echipajului în sistemul MXP;
• Revizuiește rapoartele de cheltuieli pregătite de al doilea purser, înainte de a solicita semnătura purserului șef;
• Verifică dacă s-au reținut taxele din SUA pentru toți rezidenții americani, comparând cu raportul fiscal MXP pentru cei care au număr de securitate socială (SSN);
• Verifică corectitudinea datelor de debarcare ale echipajului și a calculului salariului aferent plecării;
• Se ocupă de configurarea transferurilor bancare, aprobări și reconcilierea rapoartelor intermediare și de sfârșit de lună într-un sistem special;
• Gestionează toate procedurile administrative pe site-ul Travel Ex pentru transferurile de mijloc de lună;
• Rulează și echilibrează toate rapoartele intermediare și de sfârșit de lună;
• Verifică dacă jurnalul de salarizare se potrivește cu foaia de adăugiri și deduceri;
• Verifică dacă s-a plătit contractul de 12 luni la bord în luna curentă;
• Echilibrează avansurile de numerar cu suma reală după debarcări și avansurile intermediare și de sfârșit de lună;
• Pregătește pachetul de salarizare de sfârșit de lună și obține semnătura purserului șef;
• Se asigură că toate pachetele de salarizare sunt păstrate sau distruse conform politicii de retenție;
• Facilitează instruirea noilor purseri pentru echipaj;
• Instruiește și oferă suport pentru al doilea purser pentru echipaj și pentru administratorul echipajului;
• Participă la exercițiile de siguranță pentru echipaj și pasageri conform instrucțiunilor comandantului navei;
• Respectă regulamentele companiei privind siguranța și prevenirea poluării;

CERINȚE:

EDUCAȚIE

• Cunoștințe de Microsoft Office Suite, Fidelio Cruise, Micros Fidelio Point of Sale și MXP;
• Înțelegerea standardelor de cel mai înalt nivel în materie de servicii;
• Abilități excelente de administrare;

ABILITĂȚI / CERINȚE FIZICE

• Abilități excelente de comunicare;
• Respect față de toți colegii și oaspeții;
• Mândrie în muncă prin crearea unei atmosfere pozitive, energice și distractive;
• Personalitate sociabilă, deschisă și flexibilă