Adjoint Administratif jobs in France

Ville de Vincennes

Vincennes, France

Avec sa position stratégique aux portes de Paris, la ville de Vincennes (Val-de-Marne, 49 908 habitants, 759 agents) ne manque pas d'atouts : elle bénéficie d'un environnement unique avec le château, la proximité du bois, son patrimoine architectural exceptionnel, des équipements publics de qualité et des commerces de proximité nombreux et réputés. La ville est desservie par la ligne 1 du métro et le RER A.

La ville recrute pour sa Direction Enfance-Jeunesse,

"Un responsable-adjoint du pôle administratif en charge de la gestion des écoles et des crèches (h/f)",

(Filière administrative - Cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux)

Assurer le secrétariat et participer aux dossiers du service écoles et des crèches. Gérer et organiser les différentes activités relatives au service dans le respect de la réglementation en lien avec le responsable du pôle.

Assurer le secrétariat :

Accueil téléphonique et physique du public.

Prioriser l'information et alerter la hiérarchie.

Gestion du courrier et de reproduction en lien avec le service reprographie.

Assurer le classement des documents et l’archivage du service.

Participer aux réunions de pôle.

Gérer la logistique du personnel :

Organiser les plannings du personnel et prévoir les remplacements en lien avec le pôle volant.

Assurer quotidiennement le suivi des agents et la transmission des informations avec la DRH.

Recrutement : sélectionner les candidatures et participer aux entretiens.

Contribuer à l'organisation des différents événements :

Conseils d’école : collecter les informations nécessaires auprès des services internes et de l’Éducation Nationale. Organiser et participer aux conseils d'école, avec l'élu de secteur, et rédiger les comptes-rendus sous couvert du responsable.

Évènements des Associations Parents d’Élèves : assurer la logistique en amont des manifestations des écoles et centraliser les demandes de réservations des locaux scolaires, hors temps scolaire.

Élections de Parents d’Élèves : en binôme avec le second adjoint, mettre à disposition le matériel, recenser et transmettre les résultats au responsable du pôle.

Suivre les dossiers techniques des bâtiments (écoles, crèches, AL, jeunesse) et du matériel :

Établir un état des travaux d’entretien et de rafraîchissement en lien avec les services techniques de la Ville.

Participer à l'organisation des opérations de travaux dans le cadre de la préparation budgétaire (recensement auprès des directions d’écoles et crèches, analyse des besoins, planification).

Transmettre à la Direction des moyens généraux, les difficultés relatives à l'entretien des locaux.

Veiller au respect de l'Hygiène et la sécurité des bâtiments :

Assurer le suivi de mise en sécurité des bâtiments et des jeux extérieurs, en lien avec les services techniques.

Veiller à l'utilisation conforme des locaux.

Assurer le contrôle de l’hygiène des bâtiments (lieu de restauration, offices, sanitaires…).

Vous avez des connaissances du secteur scolaires et petite enfance, vous maîtrisez les techniques de communication et outils bureautiques. Vous savez prioriser les informations et les tâches et gérer les situations conflictuelles. Disponible et rigoureux, vous avez le sens de la diplomatie et de la discrétion.

Poste à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + participation mutuelle et maintien de salaire + Amicale du personnel (chèques vacances, bon à la consommation, …) + RTT.