Un(e) secrétaire : accueil, administration et logistique

Parcs naturels régionaux de France; Arvieux; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution régionale recherche un(e) secrétaire pour gérer l'accueil, l'administration et la logistique. Le/la candidat(e) doit maîtriser les outils bureautiques et posséder des compétences organisationnelles. Ce poste est basé à Arvieux, avec un contrat de 35 heures par semaine. Des avantages tels que des tickets restaurant et une participation à la santé sont offerts.

Prestations

Tickets restaurant

Participation employeur santé

Chèques cadeaux

Qualifications

• Connaissance des collectivités territoriales et des Parcs naturels régionaux souhaitée.
• Capacité d’anticipation et adaptabilité indispensable.
• Expérience en gestion administrative appréciée.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs.
• Gérer le courrier électronique et postal.
• Administrer les commandes de fournitures de bureau.

Connaissances

Gestion simultanée de tâches

Organisation et planification

Qualités rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Diplôme de la Fonction Publique Territoriale

Outils

Traitement de texte

Tableur

Description du poste

Un(e) secrétaire : accueil, administration et logistique

Date de publication de l'offre

Type d'emploi

Catégorie de métier

Nom de l'organisme

Parc naturel régional du Queyras

Sous l’autorité directe de la Direction, le/la secrétaire assure les missions de secrétariat (accueil téléphonique, gestion courrier et mail), un appui à la direction pour le bon fonctionnement administratif de la structure (gestion des instances de gouvernance, organisation de réunions) ainsi que la gestion des moyens logistiques (informatique, visio, gestion données).

Accueil :

• Accueil téléphonique et des visiteurs institutionnels et du public;
• Traitement et suivi des mails de la boite générique du Parc ;
• Gestion du courrier papier et électronique (enregistrement, suivi, envoi, archivage) ;
• Accueil divers : stagiaires, élus …

Logistique :

• Gestion des achats : habillement et matériel de terrain des agents ;
• Gestion des commandes de fournitures de bureau ;
• Mise à jour des bases de données et des fichiers contacts ;
• Gestion du parc des tel mobiles ;
• Organisation logistique de réunions ;
• Appui logistique d’évènements (colloque, séminaire…) en lien avec le/la Chargé (é) de communication- animation. Gestion du protocole en cas de réception de VIP ;
• Réservation de l’appartement de l’Arche des cimes.

Informatique :

• Référente informatique avec ADS ;
• Soutien aux agents en informatique ;
• Gestion du matériel informatique reprographie et visio à disposition des agents ;
• Appui à la comptable pour l’inventaire du matériel informatique des agents et suivi ;
• Gestion de l’arborescence du serveur, archivage des données informatiques.

Appui au fonctionnement administratif du syndicat mixte :

• Préparation et suivi des réunions statutaires : ordre du jour, préparation dossier et réunions, convocation, compte rendus ;
• Gestion des actes administratifs : contrôle de légalité, suivi, affichage, archivage ;
• Prises de rendez-vous, planification réunions techniques et politiques ;
• Préparation matériel des réunions du Conseil scientifique ;
• Participation à l’élaboration de documents divers type livret d’accueil et suivi de dossiers.

Savoir-faire et compétences

• Connaissance des collectivités territoriales (bonus : connaissance des Parcs naturels régionaux) ;
• Connaissance du territoire et de ses acteurs administratifs ;
• Droit et fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale.

Compétences :

• Gestion simultanée de tâches et impératifs de différents niveaux ;
• Organisation, anticipation, planification, programmation du travail quotidien et hebdomadaire ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Maîtrise des outils bureautiques, connaissance des principaux logiciels : traitement de texte, tableur.

Savoir-être : comportements, attitudes, qualités humaines

• Qualités relationnelles (amabilité, sociabilité) ;
• Rigueur dans le travail, application et patience ;
• Sens de l’organisation et des priorités ;
• Capacité d’anticipation ;
• Adaptabilité ;
• Aptitude au travail en équipe ;
• Discrétion, respect de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Fonctionnaire ou contractuel -Filière administrative- Catégorie B ou C ;
• Contrat à temps complet 35h 00 hebdomadaires ou 39 heures hebdomadaires avec RTT; Si recrutement par voie contractuelle contrat de 1 an renouvelable ;
• Rémunération : grille de la fonction publique territoriale, régime indemnitaire, avantages consentis au personnel (tickets restaurant, participation employeur santé et prévoyance, adhésion CNAS, chèques cadeaux) ;
• Lieu de travail : Maison du Parc à Arvieux ;
• Télétravail possible selon le cadre en vigueur et les besoins de service ;
• Permis B obligatoire (boîte manuelle) ;

Prise de poste dès que possible

Coordonnées pour postuler

Candidature (lettre de motivation et CV) à envoyer au plus tard le 05/10/2025 à l’attention de M. le Président du Parc naturel régional du Queyras, par courriel uniquement, à l’adresse [e-mail], en stipulant comme objet « Recrutement secrétaire ». Les entretiens pour les candidatures retenues sont prévus semaine 41 ou 42.