Administrative Assistant H/F

VITAPROTECH; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dans le secteur de la sécurité électronique à Aix-en-Provence recherche un gestionnaire administratif. Ce poste en CDI de 35H implique l'accueil des visiteurs, l'organisation des formations et la gestion des services généraux. Le candidat idéal a un Bac en gestion, une expérience similaire, et de bonnes compétences en communication écrite et orale. L'entreprise offre de nombreux avantages, y compris une mutuelle, des tickets restaurant, et des perspectives de carrière.

Prestations

Plateforme e-learning

Prime de Participation

Mutuelle à 70%

Tickets restaurant pris en charge à 60%

Forfait mobilité durable

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne).
• Niveau d’anglais professionnel pour les échanges clients ou prestataires (bonus).

Responsabilités

• Accueil et gestion des flux.
• Organiser les réservations pour les déplacements et événements.
• Assurer le suivi complet des formations, de l’inscription à la facturation.
• Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance).
• Contribuer au suivi des contrôles réglementaires.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Excellente communication orale et écrite

Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle

Sens de l’accueil, présentation soignée

Formation

Bac à Bac en gestion, assistanat ou équivalent

Description du poste

Overview

Description

HIRSCH France, une nouvelle synergie au service de la sécurité électronique. HIRSCH France est née de la fusion des marques expertes TIL Technologies, SORHEA, et COSSILYS, toutes reconnues pour leur excellence dans la sécurité électronique, et désormais réunies sous une identité commune. Sous l impulsion du groupe VITAPROTECH, leader du marché en France, HIRSCH propose une offre modulaire, évolutive et hautement sécurisée, répondant à tous les besoins de sûreté :

• Contrôle d'accès : puissance fonctionnelle, cybersécurité, interopérabilité
• Détection intrusion périmétrique : performance, fiabilité, innovation
• Vidéo intelligente et surveillance : IA embarquée, analyse d'image, ergonomie
• Hypervision & supervision : solutions ouvertes et évolutives

Missions

En lien avec les différents services (formation, commercial, administratif, ADV), vous contribuez activement à l’organisation interne et à la qualité de l’accueil. Vos missions principales sont les suivantes :

• Accueil et gestion des flux
• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants
• Gérer les entrées et sorties de personnes (visiteurs, prestataires, livreurs)
• Contrôler l'accès aux locaux et faire signer les documents de sécurité
• Traiter les e-mails reçus sur la boîte de contact de l’entreprise

• Support administratif et logistique
• Organiser les réservations pour les déplacements et événements (hôtels, repas, transports)
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Gérer les envois postaux et affranchissements
• Suivre l'état des stocks de fournitures et consommables
• Réaliser les commandes et gérer la relation avec les fournisseurs
• Participer au rangement et à l’organisation des espaces partagés (réserve, cafétéria, etc.)

• Soutien à la formation clients
• Assurer le suivi complet des formations, de l’inscription à la facturation, en lien avec les équipes internes et les clients
• Avant la formation :
• Organisation administrative des sessions (inscriptions, rendez-vous, devis, relances clients et collaborateurs)
• Pendant la formation :
• Préparation logistique et documentaire (supports, convocations, attestations), mise à jour des plannings, gestion des rattrapages
• Après la formation :
• Suivi post-formation (facturation, questionnaires de satisfaction, mise à jour du CRM)

• Services généraux
• Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance)

• Contribuer au suivi des contrôles réglementaires
• Participer aux réunions internes sur les aspects sécurité, santé et environnement
• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM

Conditions d'emploi

Poste en CDI contrat 35H

• Fourchette : 25k - 30k (package)
• Convention collective : Syntec

Avantages

• Une plateforme e-learning pour booster vos compétences en continu
• Des perspectives d'évolution et de mobilité au sein du groupe Vitaprotech, en France ou à l'international
• Prime de Participation
• Une mutuelle prise en charge à 70%, et des tickets restaurant à 11,50 pris en charge à 60%
• Un forfait mobilité durable (Remboursement de 75% de l'abonnement de transport et/ou avantage covoiturage / vélo)
• Dans le programme Vitaprotech, vous pouvez obtenir une Prime de Cooptation

Profil

Bac à Bac en gestion, assistanat ou équivalent

Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne)

Compétences clés

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, base de données)
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur
• Excellente communication orale et écrite
• Sens de l’accueil, présentation soignée et esprit de service

Bonus : Niveau d’anglais professionnel pour les échanges clients ou prestataires