Laboral jobs in Spain

Desde IFA buscamos la figura de un Asistente de dirección que, en dependencia del responsable del departamento, se encargará de dar soporte a la Dirección Comercial y de Operaciones en la gestión y coordinación administrativa, en la organización de agendas, coordinación de reuniones y seguimiento de las tareas clave para apoyar la operativa del área..

Cómo sería tu día a día?

Asistencia al equipo comercial y operaciones

• Gestión de agenda del director comercial y operaciones : coordinación de reuniones, citas, viajes de negocios, comités y eventos.
• Preparación logística de los Comités Comerciales, Comités de Marca Propia, Reuniones de Zona y cualquier otra reunión, incluyendo de Convocatorias, Notas pro-memoria, preparación de salas, preparación de menús, gestión de viajes, reservas de hoteles, reservas en restaurantes, etc., incluyendo la presencia física en oficinas durante la celebración de los comités para poder resolver cualquier tipo de incidencia logística o administrativa.
• Gestión autorizaciones, partes de viaje y billetes del departamento comercial y operaciones.
• Gestión de las Notas de Gastos.
• Gestión de inscripciones en cursos y convenciones.
• Atención de llamadas y correos : filtrado y gestión de comunicaciones internas y externas.
• Coordinación de firmas del director Comercial y director MF incluyendo revisión previa de toda la documentación donde su firma sea requerida, incluyendo Tarifas de Proveedores, Promociones Individuales, Acuerdos de Colaboración, Compras exclusivas, Notas de gastos, Solicitudes de Viajes, facturas y demás documentación administrativa.

Tareas apoyo al departamento control y administración :

• Confección y envío mensualmente del resumen de cambios en plantillas (Incidencias en Plantilla), indicando los cambios en las condiciones comerciales de los proveedores.
• Confección y envío de las promociones generales mensuales y palancas.
• Coordinación y seguimiento con el grupo de Gestores Administrativos de la firma y envío de las cartas de confirmación y notas internas para facilitar la liquidación de las “Promociones Extraordinarias” acordadas de cada proveedor.
• Coordinación y seguimiento de promociones generales tipo IFAMILIA incluyendo envío de documentación a socios y proveedores y seguimiento de adhesiones.
• Coordinación y redacción de informes y documentos : preparación de presentaciones, actas, reportes de resultados comerciales, etc. (presentaciones para las T2T comerciales, comité de compras centralizadas, etc)
• Coordinación de la actualización en el sistema de la lista de contactos de proveedores para asegurar la inclusión de todos los cambios en las estructuras de los proveedores.
• Elaboración bajo petición de listas de distribución específicas para el envío de información a proveedores.
• Análisis de datos comerciales : recopilación y análisis de indicadores clave de ventas, desempeño de equipos comerciales, participación de mercado, etc
• Mantener una interrelación directa y constante con los responsables administrativos tanto de los Asociados como de los Proveedores para dar soporte en la resolución de dudas o incidencias.
• Participar en los nuevos proyectos que puedan afectar al área administrativa comercial.
• Control de documentación comercial : archivo y gestión de contratos, acuerdos comerciales, en coordinación con el equipo de administración comercial.

Cómo te imaginamos?

• Que te guste trabajar en equipo y la cooperación, ¡Juntos multiplicamos!
• Con habilidades comunicativas y orientación hacia el cliente.
• Que te preocupe el orden, la calidad y los detalles.
• Resiliente y persistente.

Sobre tu perfil…

• FP II en Administración o Licenciado (estudios técnicos).
• Experiencia mínima de 5 años en departamento administrativo valorando funciones de secretariado de dirección.
• Experiencia en utilización de sistemas ERP (SAP, JD Edwards, etc.)
• Manejo de Ofimática a nivel avanzado, especialmente dominio de la herramienta Powerpoint.
• Nivel alto de inglés (mínimo B2).
• Modelo de trabajo híbrido, es importante conciliar vida laboral y personal.
• Jornada intensiva los viernes y en verano.
• Excelente ambiente laboral, tendrás muy buenos compañeros.
• Flexibilidad horaria, para que puedas compaginarlo con tu vida personal.

Te esperamos!