Executive Assistant & Office Manager H / F

TALENTS UNIS; Levallois-Perret; Hybride; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une TPE dynamique recherche un(e) assistant(e) du fondateur pour veiller à la gestion administrative et contribuer au succès des missions. Les candidats doivent avoir un diplôme supérieur, au moins 5 ans d'expérience en support, et idéalement une expérience dans le conseil ou la Finance. Une maîtrise des outils digitaux et un bon niveau d'anglais sont requis. Le poste est basé à Levallois-Perret et offre la flexibilité de télétravail 1 à 2 jours par semaine.

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience en support à une petite entreprise.
• Expérience dans le secteur du conseil, chasse de tête ou Finance appréciée.
• Anglais courant requis.

Responsabilités

• Préparer les supports de communication pour les missions.
• Contribuer au succès des missions avec organisation et rigueur.
• Assurer la gestion administrative et proposer des améliorations.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Communication

Rigueur

Formation

Diplôme d'études supérieures

Outils

Outils informatiques et digitaux

Description du poste

Overview

Au sein de cette petite équipe d'experts soudée, vous aurez un rôle central. Assistant(e) du fondateur, vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l'équipe pour l'organisation des agendas, des RDV clients, partenaires et candidats, des réunions récurrentes et des séminaires. Vous vous appuierez sur les excellentes relations que vous tisserez peu à peu avec les assistants de vos interlocuteurs, développant peu à peu un réseau solide, sincère et fiable. En collaboration avec l'équipe, vous préparerez les supports de communication, de prospection, et toute la documentation liée au suivi des missions. Vous contribuerez activement au succès des missions, en veillant avec proactivité à la parfaite exécution de chacune des étapes jalonnant le process : Organisation des RDV, des sessions de feedback, des call clients ou candidats, gestion des urgences et des priorités, veille documentaire. Vous assurerez également la gestion administrative de cette TPE, n'hésitant pas à être force de proposition pour améliorer les process existants. Ainsi, vous veillez à l'administration RH pour les salariés et les nouveaux entrants, passez les commandes, contribuez à la mise à jour de la base de contacts, êtes le point de relai avec les prestataires externes (expert comptable, IT, etc), insufflez de nouvelles initiatives RSE, etc. Vous saurez proposer de nouvelles initiatives en accord avec les valeurs et objectifs de l'entreprise.

Responsabilités

• Préparer les supports de communication, de prospection, et toute la documentation liée au suivi des missions.
• Contribuer activement au succès des missions, en veillant à la parfaite exécution de chaque étape du process : organisation des RDV, sessions de feedback, appels clients ou candidats, gestion des urgences et des priorités, veille documentaire.
• Assurer la gestion administrative de la TPE et proposer des améliorations des process existants.
• Veiller à l'administration RH pour les salariés et les nouveaux entrants, passer les commandes, contribuer à la mise à jour de la base de contacts, être le point de relais avec les prestataires externes (expert comptable, IT, etc).
• Insuffler de nouvelles initiatives RSE et proposer des initiatives alignées avec les valeurs et objectifs de l'entreprise.

Profil recherché / Qualifications

• Diplômé(e) d'études supérieures, avec au moins 5 ans d'expérience en support à une petite entreprise.
• Idéalement expérience dans le secteur du conseil, de la chasse de tête ou de la Finance, apprivoisant le niveau d'exigence et l'attention au détail typiques de ces métiers.
• Rigoureux(se), organisé(e), avec le sens du détail et de l'excellence, parfaite orthographe et maîtrise des outils informatiques et digitaux.
• Fiable, engagé(e), doté(e) d'un excellent sens relationnel et d'une discrétion naturelle, esprit entrepreneurial et enthousiasme à rejoindre une TPE en croissance reconnue pour la qualité de son service.
• Anglais courant (usage écrit fréquent, usage oral plus ponctuel).
• TT flexible 1 à 2 jours par semaine mais présence appréciée pour partager le dynamisme de l'équipe.