Assistant-e administratif-ve et pédagogique

Université de Rennes; Rennes; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d’enseignement supérieur à Rennes recherche un agent administratif pour participer à la gestion de la composante. Le poste implique l'organisation d'événements pédagogiques, la gestion des horaires et le suivi des stages. Des compétences en secrétariat et une connaissance de l’enseignement supérieur sont requises. Les employés bénéficient de nombreux avantages tels que 48 jours de congés annuels et la possibilité de télétravail.

Prestations

48 jours de congés annuels

Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine

Remboursement de 75% des frais de transport

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou gestion administrative.
• Maitrise des outils numériques de communication.
• Capacité à gérer la confidentialité des informations.

Responsabilités

• Gestion administrative et financière de la composante.
• Suivi des formations initiales et des activités pédagogiques.
• Organisation des événements pédagogiques.

Connaissances

Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur

Aptitude à rendre compte

Sens de l’organisation

Aisance relationnelle

Rigueur et fiabilité

Formation

Formation en secrétariat ou gestion administrative et financière

Outils

Outils de bureautique

Applicatifs de gestion

Description du poste

Présentation

À propos de nous
L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Service d’affectation : Collegium Santé - Faculté de Médecine

Le Collegium Santé de l’Université de Rennes assure une mission de coordination renforcée entre les trois facultés de santé (médecine, pharmacie et odontologie). La Faculté de Médecine occupe une position d’interface entre l’Université de Rennes, le CHU de Rennes, l’ARS de Bretagne, la Région Bretagne et les Ministères chargés de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche d’une part, de la Santé d’autre part. Dans ce cadre, elle a pour mission d’assurer la formation relevant de son champ disciplinaire et de développer une offre de formation diversifiée dans le champ de la santé. Elle accueille environ 8 000 étudiants par an, regroupe plus de 250 enseignants-chercheurs et une cinquantaine de personnels techniques et administratifs.

Mission

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative de l’UFR Médecine, vous participerez à la gestion administrative et financière de la composante, et assurerez le suivi de formations initiales en contribuant aux activités pédagogiques du collegium.

Vos activités principales seront :

• Accueil téléphonique et physique, diffusion de l’information
• Gestion des achats et des dépenses de la composante, gestion des missions et remboursement des frais de déplacements
• Coordination et organisation matérielle des événements pédagogiques (salons étudiants, cérémonies, jurys…)
• Suivi des heures prévisionnelles et validation des heures réalisées des enseignants dans l’outil de gestion dédié
• Réalisation et gestion des emplois du temps pour l’ensemble des diplômes, placements, suivi des salles et modifications
• Saisie des dossiers d’inscription des étudiants, suivi des notes et de l’assiduité
• Préparation des calendriers d’examens, réservation des salles, gestion des sujets
• Organisation des surveillances d’examens en coordination avec le service de scolarité
• Préparation des jurys
• Suivi des stages (agréments des structures d’accueil, conventions rapports et évaluations)

Profil

Formation et/ou expérience en secrétariat ou gestion administrative et financière

• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur
• Connaissance des parcours de formations supérieures, en particulier en Santé
• Connaissance des techniques de communication orale et écrite
• Maitrise des outils de bureautique et de communication numérique
• Pratique d’applicatifs de gestion
• Aisance relationnelle
• Aptitude à rendre compte, alerter en cas de dysfonctionnement liés aux opérations de gestion
• Sens de l’organisation, capacité à identifier les priorités en fonction des contraintes et des échéances
• Capacité à gérer la confidentialité des informations et des données confiées
• Réactivité
• Appétence au travail en équipe
• Rigueur et fiabilité

Environnement et contexte de travail

• Lieu de travail : campus universitaire rennais de Villejean
• Pics d’activités au moment des examens semestriels et de fin d’année avec présence obligatoire
• Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de :
• 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT (1)
• jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire (1)
• remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable (1)
• parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés
• nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs

Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Modalités de recrutement

• Poste de catégorie C ou B (niveau Adjoint technique, Technicien – Secrétaire d’administration)
• Emploi pérenne ouvert à la mobilité interne (personnels de l'établissement) ou via un 1er Contrat à Durée Dépendant d’un an (renouvelable)
• Prise de fonctions souhaitée 1er octobre 2025
• Date limite de candidature : 28 septembre 2025

Référence de l'offre : nua2n9wwtu