Assistant administratif H/F

Sciences Po; Marlenheim; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche internationale à Paris recherche un(e) administrateur(trice) polyvalent(e) pour accompagner les étudiants dans leurs formalités de stages. Le candidat idéal doit avoir un diplôme d'enseignement supérieur, une bonne maîtrise de l'anglais et une expérience administrative est un plus. Ce poste inclut des responsabilités variées, des sessions d’information aux vérifications d’offres de stages. Avantages incluant télétravail, congés payés et remboursement de frais de transport.

Prestations

Télétravail (1 jour/semaine)

40 jours ouvrés de congés payés par an

Prise en charge de 55% des frais de transport

Titres restaurant

Cours de sport gratuits

Accès à la bibliothèque universitaire

Qualifications

• Diplômé(e) de l'enseignement supérieur (Bac + 2 minimum).
• Expérience professionnelle sur un poste administratif est un plus.
• Capacité à gérer un volume de dossiers important.

Responsabilités

• Accompagner les étudiants dans leurs formalités de stages.
• Organiser et animer des sessions d’informations pour les étudiants.
• Vérifier et valider des offres de stages et d’emplois.

Connaissances

Anglais courant (niveau C2)

Organisation et rigueur

Sens du détail

Maîtrise du pack Office (Excel)

Capacité d'écoute et diplomatie

Bonne communication

Formation

Diplôme d'enseignement supérieur (Bac + 2 minimum)

Outils

Canva

Excel

Description du poste

“Comprendre son temps pour agir sur le monde”. Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.

Sciences Po Carrières prépare, accompagne et facilite l'entrée des étudiants de Sciences Po dans la vie professionnelle, de la première année du Collège universitaire jusqu'à deux ans après la sortie de Sciences Po. Notre service exerce sa mission aux côtés des équipes pédagogiques et constitue un point d'information central pour tous les étudiants recherchant de l'information ou du soutien dans leur recherche de stages ou d'emploi et pour tout employeur souhaitant recruter les étudiants et jeunes diplômés de Sciences Po.

Description de la mission

Sous la responsabilité de la Responsable du Pôle Accueil et stages ou de la directrice du service, vous aurez la responsabilité d'accompagner les étudiants dans toutes leurs formalités de stages et vous assurerez notamment les missions suivantes :

Suivi des stages et accueil étudiants (85%)

• Répondre aux questions des étudiants sur leur dossier administratif et leurs conventions de stage ;
• Aider les étudiants dans les déclarations de stage ;
• Accueillir les étudiants et les intervenants ;
• Suivre les dossiers administratifs en cours ;
• Garantir le respect de la règlementation liée à la délivrance des conventions de stage.

Parmi vos autres missions :

• Organiser et animer les sessions d’informations à destination des étudiants sur le volet administratif stages ;
• Vérifier, déposer et valider des offres de stages et d’emplois sur le site web en accompagnement des recruteurs ;
• Rédiger des comptes rendus à l’occasion de certaines réunions d’équipe ;
• Réaliser des présentations sur Canva pour valoriser l’activité auprès des étudiants ;
• Représenter l’institution auprès des employeurs et étudiants à l’occasion de Forums.

Vous participez aux différentes activités de Sciences Po Carrières : forums, sessions de préparation aux forums, réunions d'information, etc. Des déplacements extrêmement ponctuels à prévoir dans les campus en région.

Le poste est ouvert en CDD pour une durée de 4 mois, basé à Paris (7ème).

Vous êtes le ou la candidate idéale pour ce poste administratif très polyvalent dans notre équipe si :

• Vous êtes diplômé(e) de l'enseignement supérieur (bac + 2 minimum BTS ou équivalent).
• Disposerd'une expérience professionnelle sur un poste administratif au sein d'un établissement d’enseignement supérieur serait un plus.
• Votre anglais est parfaitement courant (niveau C2) (s'exprimer spontanément, très couramment, de façon précise).
• Vous êtes très organisé et rigoureux, allié à un sens du détail aiguisé.
• Vous appréciez travailler au sein d’un espace de travail ouvert constitué des 3 membres du Pôle et disposez d’une grande capacité de concentration.
• Vous êtes en mesure de traiter un volume important de dossiers tout en accordant de l’importance aux situations individuelles.
• Vous êtes doté d’un excellent niveau d'orthographe en français et en anglais.
• Votre disposez d’un sens aigu du service et vos capacités de communication font partie de vos atouts.
• Vous êtes capable de passer très rapidement d'une question à une autre et de gérer les priorités en conséquence.
• Vous avez un bon esprit d’équipe et appréciez travailler en mode collaboratif.
• Vous maîtrisez le pack office (excel en particulier) et Canva.
• Vous avez un grand sens de l'écoute et de la diplomatie car vous dialoguez avec différents types d’interlocuteurs en interne et externe.

• — Télétravail (1 jour/semaine)
• — Rémunération fixe sur 12 mois et primes
• — 40 jours ouvrés de congés payés par an
• — Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• — Prise en charge de 55% des frais de transport et / ou forfait mobilité durable (475€/an)
• — Titres restaurant
• — Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• — Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité. Nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Localisation du poste

Paris (7ème)

Entité de rattachement

Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 15 000 étudiants, 1 200 salariés, 280 chercheurs et 4 500 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label «Égalité professionnelle» (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification «Top Employer» en 2025.

Entretiens prévus avec

• La direction des Ressources Humaines