Administration and Finance Assistant

Folimage; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université américaine à Paris recherche un(e) Assistant(e) Administration et Finances pour gérer les comptes clients et fournisseurs, préparer des documents pour le vice-président et suivre les opérations de maintenance. Le candidat idéal doit avoir un diplôme associé en comptabilité, une expérience de 1 à 3 ans, et être parfaitement à l'aise en anglais et en français. Le poste est à temps plein (35 heures par semaine) et offre un salaire compris entre 2300 et 2500 € par mois.

Qualifications

• 1-3 ans d'expérience dans le domaine.
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais.
• Connaissance approfondie des comptes à payer et à recevoir.

Responsabilités

• Gérer les comptes clients et traitement des paiements.
• Préparer des documents pour le V.P. Administration et Finances.
• Suivre les demandes de maintenance des installations.

Connaissances

Communication en anglais et français

Connaissance des comptes à payer et à recevoir

Attention aux détails

Compétences organisationnelles

Formation

Diplôme associé en comptabilité ou finance

Outils

Microsoft Excel

Bases de données CRM (Slate, Jenzabar, Pipedrive)

Description du poste

A propos de nous

Fondée en 1981, Paris College of Art (PCA) est une université américaine privée à Paris. La mission de PCA est de fournir une éducation d’excellence en art et en design, au sein d’un cursus américain, tout en s’enrichissant de son environnement français et européen. PCA propose une formation pluridisciplinaire pour des étudiants originaires de 50 pays différents, et délivre les diplômes américains de Bachelor of Fine Arts (BFA) et de niveau Master (MA, MFA). Plus d’information sur www.paris.edu

Votre mission, si vous l’acceptez

General description

The Administration and Finance Assistant is in charge of accounts receivable and accounts payable at Paris College of Art, and represents the Vice President of Administration and Finance, as needed.

Responsibilities & duties

Accounts receivable

• Billing

• Follow up, collection, and allocation of payments

• Maintain accounts receivable customer records and files

• Reconciliation of accounts

Accounts payable

• Process orders and track expenses

• Receives and verifies invoices following standard operating procedures

• Processes payments in accordance with PCA policy

• Reconciliation of accounts

• Handles vendor inquiries and requests information as needed

Administration

• Prepare documents and information for the V.P. of Admin. and Finance and external service providers (e.g., accountants, auditors)

• Assist in month- and end of year-closing

• Facilities management: Track requests and coordinate weekly with external service provider for campus maintenance, and as needed with other providers

Relationships

Reports to: Vice President of Administration and Finance
Supervise: Interns as needed

Le profil idéal

Work experience & skills (including management)

• Excellent English and French communication skills

• Strong knowledge of accounts payable; accounts receivable and maintaining general ledgers

• 1-3 years experience in the field

Personal qualities & behavioural traits

• Flexibility, positive attitude and sense of customer service with students, faculty, staff and third-party providers

• Attention to detail and strong organizational and time-management skills

• Sense of when to maintain strict confidentiality

Education

Associate degree in accounting or finance

Language skills

Fluency in both French and English

Computer skills

Proficiency in Microsoft Office, especially Excel

Working knowledge of CRM databases (e.g., Slate, Jenzabar, Pipedrive) preferred

Type of contract

Open Term (CDI). Hours : 35 hours per week.

Salaire : De 2300 à 2500 € (Euros) par mois

Expérience : Junior (1-2 ans)