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Projektassistenz mit Schwerpunkt Medizinische Veranstaltungen (m/w/d)
Job summary
Ein führendes Pharmaunternehmen in Hamburg sucht eine Projektassistenz mit Schwerpunkt medizinische Veranstaltungen. Die Stelle umfasst die Organisation von Schulungen, Koordination verschiedener Stakeholder und Budgetmanagement. Eine strukturierte Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und gute digitale Fähigkeiten sind unerlässlich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein umfangreiches Paket an Zusatzleistungen, einschließlich betrieblicher Altersvorsorge und Warengutscheinen.
Benefits
Qualifications
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung in strukturierter Organisations-/Projektarbeit.
- Fließende Deutschkenntnisse (C1) und sehr gutes Englisch (mind. B2/C1).
- Erfahrung im Gesundheitswesen/Pharma oder Fortbildungsmanagement.
Responsibilities
- Planung und Steuerung von Fortbildungen.
- Koordination interner und externer Stakeholder.
- Unterstützung bei Erstellung/Verwaltung von Verträgen.
Skills
Tools
Für unseren Standort in Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Du organisierstmedizinische Schulungen und Bildungsformate– live und digital – und unterstützt unsere Medical-Abteilung administrativ. Wenn du strukturiert arbeitest, gerne koordinierst und klar kommunizierst, gestaltest du hier Bildung, die wirklich ankommt.
Projektkoordination & Planung
- Planung und Steuerung von Fortbildungen
- Koordination interner und externer Stakeholder (Sales, Marketing, Referierende, Agenturen, Locations, Teilnehmende)
Teilnehmenden- & Speaker-Management
- Erstellung von Einladungen, Anlegen von Registrierungsseiten, Monitoring der Anmeldungen
- Ansprechpartner für organisatorische Fragen von Teilnehmenden und Referierenden
Budget- & Vertragsmanagement
- Unterstützung bei Erstellung/Verwaltung von Verträgen
- Rechnungsprüfung und Kosten-Tracking
- Saubere Dokumentation von Fortbildungen im CRM-System
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung in strukturierter Organisations-/Projektarbeit
(z. …) - AusgeprägteOrganisationsfähigkeit: Priorisieren, Fristen halten, mehrere Aufgaben parallel steuern
- Sehr guteKommunikationsfähigkeitund Serviceorientierung – schriftlich wie mündlich
- Digitale Kompetenz: sicher mit Outlook, Word, Excel; schnelle Auffassungsgabe für neue Tools
- Sorgfaltbei Datenpflege, Dokumentation und Freigabeprozessen
- Deutsch fließend(C1) undsehr gutes Englisch(mind. B2/C1)
- Erfahrung mit webbasierten Tools (Webinar-/Meeting-Plattformen, E‑Learning/LMS) oder CRM-Systemen (z. …)
- Grundkenntnisse in Vertrags- und Rechnungswesen (Prüflogik, Kostenstellen, Budgettracking)
- Erfahrung im Gesundheitswesen/Pharma oder Fortbildungsmanagement
- Kenntnisse in SAP, PDF-Editoren, OneNote o. ä.
Quereinstieg ausdrücklich willkommen – wenn du dich hier wiederfindest:
- Du arbeitest gerne mitChecklisten, Deadlines und hältst Projekte verlässlich „on track“.
- Du bistsorgfältigbei Daten & Dokumenten und magst klare Prozesse.
- Du koordinierst gerne verschiedene Anspruchsgruppen und bleibstruhig & strukturiert.
- Du hastSpaß an digitalen Toolsund lernst neue Systeme schnell.
- Du bringst eineHands-on-Mentalitätmit und optimierst Abläufe proaktiv.
Bei uns arbeitest du in einer wertschätzenden Teamkultur mit flachen Hierarchien. Schnelle Entscheidungen und viel Gestaltungsspielraum sowie Eigenverantwortung zeichnen deinen Arbeitsalltag bei ALK aus. Unsere modern ausgestatteten Büroräume bieten dir ein angenehmes Arbeitsumfeld. Durch die unmittelbare Nähe zu Bussen und S-Bahn ist unser Büro mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut zu erreichen.
Auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legen wir viel Wert. Wir bieten dir zum Beispiel flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, 30 Tage Urlaub im Jahr und individuelle Teilzeitmodelle.
Entsprechend Deiner Qualifikation und Deinen Interessen fördern wir deine persönliche und fachliche Entwicklung durch Coaching, individuelle Weiterbildungen oder Förderprogramme.
Besonders attraktiv ist unser Paket aus Vergütung und Zusatzleistungen. Wir bieten dir beispielsweise:
- Betriebliche Altersvorsorge mit einem attraktiven Arbeitsgeberzuschuss
- Einen monatlichen Warengutschein von Belonio
- Erstattung deiner Internetkosten
- Einen Kinderbetreuungszuschuss
- Wahlweise Übernahme des Deutschlandtickets oder kostenloses Parken
- Wöchentlicher Obst- und Gemüsekorb
Dann freuen wir uns auf deine aussagefähigen Bewerbungsunterlagen in englischer Sprache mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung. Du kannst dich bewerben, indem du unten auf "Hier bewerben" klickst.
* The salary benchmark is based on the target salaries of market leaders in their relevant sectors. It is intended to serve as a guide to help Premium Members assess open positions and to help in salary negotiations. The salary benchmark is not provided directly by the company, which could be significantly higher or lower.