Projektassistenz (m/w/d)

DIS Deutscher Industrie Service AG; Lübeck; Hybrid; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Unternehmen in Lübeck sucht eine Projektassistenz (m/w/d). In dieser Rolle unterstützen Sie die Projektleitung und koordinieren administrative Aufgaben. Zu Ihren Tätigkeiten gehören die Organisation von Meetings, die interne Kommunikation und die Planung von Ressourcen. Erwartet wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie gute Kenntnisse in MS Office. Flexible Arbeitszeiten und eine moderne Arbeitsumgebung werden geboten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Erste Erfahrung im Projektmanagement oder Assistenz wünschenswert.
• Strukturiertes und zuverlässiges Arbeiten bei parallelen Aufgaben.
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützen der Projektleitung in administrativen Aufgaben.
• Koordinieren des Projektsekretariats.
• Entwickeln und definieren von Projektstrukturen.
• Vorbereiten und nachbereiten von Meetings und Workshops.
• Interne Kommunikation zwischen Projektleitung und Team.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Teamarbeit

MS Office

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Qualifikation im Bereich Projektmanagement

Tools

MS Project

Jira

Confluence

Jobbeschreibung

Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und Ihr strukturiertes Arbeiten in ein modernes Unternehmen in Lübeck einbringen? Dann bietet Ihnen diese Position als Projektassistenz (m/w/d) die ideale Möglichkeit, als wichtige Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam zu agieren und aktiv zum Erfolg anspruchsvoller Projekte beizutragen. In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie die Projektleitung in allen administrativen, organisatorischen und koordinierenden Angelegenheiten. Sie behalten den Überblick über Abläufe, Termine, Ressourcen und interne Kommunikationsströme und sorgen so für einen reibungslosen Projektverlauf. Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und übernehmen Verantwortung in der Vorbereitung, Steuerung und Nachverfolgung projektbezogener Prozesse. Profitieren Sie von einem modernen Arbeitsumfeld, vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance, in herausfordernden Projekten eine tragende Rolle zu übernehmen.

Ihre Perspektiven

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit direkter Einbindung in spannende Projekte
• Moderne Arbeitsumgebung und digitalisierte Arbeitsprozesse
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Offene Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein motiviertes Projektteam und wertschätzender Umgang
• Attraktive Vergütung sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Projektmanagement

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Projektleitung in organisatorischen, strukturellen und administrativen Aufgaben
• Sie koordinieren das Projektsekretariat und behalten alle relevanten Informationen, Termine und Unterlagen im Blick
• Sie entwickeln und definieren projektbezogene Strukturen, Abläufe und Dokumentationen
• Sie organisieren, planen und bereiten Meetings, Workshops und Besprechungen vor und nach
• Sie übernehmen Aufgaben der internen Kommunikation zwischen Projektleitung, Team und relevanten Schnittstellen
• Sie vertreten situativ die Projektleitung und unterstützen in der Steuerung einzelner Teilprozesse
• Sie planen die projektbezogene Mitarbeiterstruktur und unterstützen bei Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung
• Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten im Tagesgeschäft
• Sie erstellen Protokolle, Auswertungen und Präsentationen für Projektleitung und Stakeholder
• Sie wirken aktiv an der Optimierung interner Projektprozesse mit

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Qualifikation im Bereich Projektmanagement, Verwaltung oder vergleichbar
• Sie bringen idealerweise erste Erfahrung im Projektmanagement, in der Assistenz oder in vergleichbaren Bereichen mit
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick
• Sie besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine sichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Sie haben Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Sie gehen sicher mit MS Office um und haben idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. MS Project, Jira, Confluence)
• Sie sind teamorientiert, flexibel und arbeiten gerne an vielfältigen Aufgaben
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrie. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 20. Mal im Wettbewerb "Deutschlands Beste Arbeitgeber" vom Institut Great Place to Work® ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal den kununuTop Company Award. Unser Service wird mit 4,6 bei Google und 4,2 bei kununu bewertet.

Stand 03/25

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