Projektassistenz (m/w/d)

DIS Deutscher Industrie Service AG; Kiel; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Unternehmen in Kiel sucht eine Projektassistenz (m/w/d), um die Projektleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben zu unterstützen. Sie übernehmen Verantwortung in der Planung von Meetings, der internen Kommunikation und der Optimierung von Projektprozessen. Die Stelle bietet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld, flexible Arbeitszeiten sowie Weiterbildungsmöglichkeiten in einem motivierten Team.

Leistungen

Moderne Arbeitsumgebung

Flexible Arbeitszeiten

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Erste Erfahrung im Projektmanagement oder in vergleichbaren Bereichen.
• Zuverlässigkeit und Überblick bei parallelen Aufgaben.
• Eigenverantwortung in der Aufgabenbearbeitung.

Aufgaben

• Unterstützung der Projektleitung bei administrativen Aufgaben.
• Koordination des Projektsekretariats.
• Organisation und Planung von Meetings und Workshops.
• Bearbeitung interner Kommunikation zwischen Projektteam und Leitung.
• Erstellung von Protokollen und Präsentationen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Vertrautheit mit MS Office

Teamorientierung

Flexibilität

Gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Project

Jira

Confluence

Jobbeschreibung

Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und Ihr strukturiertes Arbeiten in ein modernes Unternehmen in Kiel einbringen? Dann bietet Ihnen diese Position als Projektassistenz (m/w/d) die ideale Möglichkeit, als wichtige Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam zu agieren und aktiv zum Erfolg anspruchsvoller Projekte beizutragen. In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie die Projektleitung in allen administrativen, organisatorischen und koordinierenden Angelegenheiten. Sie behalten den Überblick über Abläufe, Termine, Ressourcen und interne Kommunikationsströme und sorgen so für einen reibungslosen Projektverlauf. Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und übernehmen Verantwortung in der Vorbereitung, Steuerung und Nachverfolgung projektbezogener Prozesse. Profitieren Sie von einem modernen Arbeitsumfeld, vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance, in herausfordernden Projekten eine tragende Rolle zu übernehmen.

Ihre Perspektiven

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit direkter Einbindung in spannende Projekte
• Moderne Arbeitsumgebung und digitalisierte Arbeitsprozesse
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Offene Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein motiviertes Projektteam und wertschätzender Umgang
• Attraktive Vergütung sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Projektmanagement

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Projektleitung in organisatorischen, strukturellen und administrativen Aufgaben
• Sie koordinieren das Projektsekretariat und behalten alle relevanten Informationen, Termine und Unterlagen im Blick
• Sie entwickeln und definieren projektbezogene Strukturen, Abläufe und Dokumentationen
• Sie organisieren, planen und bereiten Meetings, Workshops und Besprechungen vor und nach
• Sie übernehmen Aufgaben der internen Kommunikation zwischen Projektleitung, Team und relevanten Schnittstellen
• Sie vertreten situativ die Projektleitung und unterstützen in der Steuerung einzelner Teilprozesse
• Sie planen die projektbezogene Mitarbeiterstruktur und unterstützen bei Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung
• Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten im Tagesgeschäft
• Sie erstellen Protokolle, Auswertungen und Präsentationen für Projektleitung und Stakeholder
• Sie wirken aktiv an der Optimierung interner Projektprozesse mit

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Qualifikation im Bereich Projektmanagement, Verwaltung oder vergleichbar
• Sie bringen idealerweise erste Erfahrung im Projektmanagement, in der Assistenz oder in vergleichbaren Bereichen mit
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick
• Sie besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine sichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Sie haben Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Sie gehen sicher mit MS Office um und haben idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. MS Project, Jira, Confluence)
• Sie sind teamorientiert, flexibel und arbeiten gerne an vielfältigen Aufgaben
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrie. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 20. Mal im Wettbewerb"Deutschlands Beste Arbeitgeber"vomInstitutGreat Place to Work®ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal denkununuTop Company Award. UnserService wird mit4,6 bei Google*und mit4,2 bei kununu*bewertet.

*Stand 03/25

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