Asistente Administrativo y Financiero

Kennedys; Xico; Presencial; MXN 50,000 - 200,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una firma global de servicios legales busca un Asistente Financiero para unirse a su equipo en Xico, Veracruz. El candidato ideal tiene un grado universitario en administración de empresas o finanzas, y experiencia en servicios profesionales. Las responsabilidades incluyen la gestión de cuentas por cobrar y pagar, así como la facturación. Se valorará la experiencia en el uso de Elite 3e y se buscan habilidades en TI y comunicación. La empresa ofrece un entorno dinámico y colaborativo.

Servicios

Oportunidades de desarrollo profesional

Ambiente colaborativo

Formación

• Grado Universitario en administración de empresas, finanzas o afines.
• Experiencia financiera o de facturación previa, idealmente en un entorno de servicios profesionales.
• Alto nivel de conocimientos de TI.
• Excelentes habilidades de comunicación.
• Proactividad y orientación al detalle.

Responsabilidades

• Apoyar la Apertura de casos para garantizar la facturación posterior.
• Preparación y emisión de Facturas para matters Corporativo General.
• Gestión de Cuentas por Cobrar para garantizar que los pagos se reciban puntualmente.
• Gestión y seguimiento de Cuentas por Pagar.
• Manejo y gestión de proveedores de la oficina.

Conocimientos

Conocimientos de TI

Excelentes habilidades de comunicación

Orientación a resultados

Organización

Proactividad

Educación

Grado Universitario en administración de empresas o finanzas

Herramientas

Elite 3e

Descripción del empleo

NUESTRA OFERTA

En Kennedys, te ofrecemos un gran entorno para construir y hacer crecer tu carrera en una empresa global. Con nuestros valores en el centro, fomentamos la innovación y la colaboración, mientras ofrecemos con excelencia servicios legales a nuestros clientes.

Si quieres formar parte de nuestra cultura distintiva y marcar la diferencia en el sector legal, nos encantaría saber de ti.

En este momento estamos en la búsqueda de un Asistente Financiero que se una al equipo financiero en nuestra oficina ubicada en ciudad de Mexico.

EL EQuipo

El equipo de Finanzas de Kennedys proporciona información financiera y de gestión oportuna y precisa de informes y soporte operativo para mantener el alto nivel de servicio ofrecido a nuestros clientes internos y externos. El equipo de Finanzas está compuesto por Inteligencia de Negocios, Planificación y Análisis Financiero, Sistemas Financieros, Operaciones Financieras, Informes Financieros del Grupo, Impuestos, Facturación y Tesorería. El equipo de la oficina de Mexico se soporta del equipo Regional de LatAm.

Igualmente, nuestra oficina de México es reconocida por brindar servicios y asesoría legal especializada en derecho de seguros a aseguradores y reaseguradores locales e internacionales, con asesoramiento experto basado en un profundo conocimiento del mercado de seguros mexicano.

PRINCIPALES responsabilidades

Apoyar la Apertura de casos para garantizar la facturación posterior:

• Ingresar información de nuevos clientes/casos el sistema. Asegurarse de que todos los detalles (tarifa acordada, de contacto, referencia, siniestro, póliza) estén completos y correctos.

Preparación y emisión de Facturas (solo para facturas de matters Corporativo General):

• Generar borradores de las bitácoras/facturas precisos y detallados para revisión interna y gestión con los clientes, asegurándose de que todas las horas y gastos sean registrados correctamente. Garantizar que las tarifas que se facture estén de acuerdo con los SLA firmados con los clientes. Revisar y verificar la exactitud de los datos de facturación antes de su emisión, actualizar detalles al haber cambios en las tarifas, políticas o información del cliente. Mantener base de datos de contactos de clientes actualizada. Emitir las facturas en Elite.

Gestión de Cuentas por Cobrar (solo para facturas de matters Corporativo General):

• Gestión de cuentas por cobrar para garantizar que los pagos se reciban puntualmente; Enviar recordatorios de pago y comunicarse con los clientes semanalmente para el seguimiento. Colaborar en el mantenimiento de los registros para tener actualizados los pagos pendientes y recibidos usando My Collections en Elite o cualquier otro sistema. Reportar los casos de cartera vencida al Billing Specialist para el seguimiento.

Gestión y seguimiento de Cuentas por Pagar :

• Llevar el registro de desembolsos de pago a proveedores y de clientes relacionados con casos para gestionarlos en el sistema de Elite, y revisarlos con el Billing Specialist. Recibir y registrar las facturas y generar el reporte de las cuentas por pagar y revisarlos con el Billing Specialist. Recibir y registrar las facturas de gastos de oficina y gestionarlos en Elite, para ser aprobados y pagados por la Office Manager. Preparar reportes de conciliación de gastos de las tarjetas de débito y crédito de Kennedys para entregárselos a la Office Manager.

Gestión de temas administrativos de la oficina:

• Manejo y gestión de proveedores de la oficina (netser, mantenimiento de equipos, edificio, couriers, mobiles, entre otros) Organización eventos de oficina Resolución de temas de la oficina del día a día Reservas de viajes y hoteles para el personal Atención de usuarios

REQUISITOS

• Grado Universitario en administración de empresas, finanzas o afines.
• Experiencia financiera o de facturación previa, idealmente en un entorno de servicios profesionales.
• Alto nivel de conocimientos de TI.
• Excelentes habilidades de comunicación.
• Alta orientación a resultados.
• Altamente organizado y capaz de priorizar cargas de trabajo, gestionar múltiples proyectos y negociar plazos.
• Se valorará tener experiencia en el uso de Elite 3e.
• Manejo de proveedores y excelente atención al cliente
• Proactividad y orientación al detalle

Este es un rol en desarrollo y la descripción del trabajo no es exhaustiva y puede variar de acuerdo con los cambios en los objetivos del equipo y la política de la empresa.

About Kennedys

Kennedys is a global law firm with expertise in dispute resolution and advisory services. With over 2,750 people worldwide across 48 offices in the UK, Europe, Middle East, Asia Pacific and America we have some of the most respected legal minds in their field.

Our lawyers handle both contentious and non-contentious matters, and provide a range of specialist legal services, for many industry sectors but we have particular expertise in litigation and dispute resolution, especially in defending insurance and liability claims.

We're a fresh-thinking firm, and we're not afraid to bring challenging new perspectives to the table way beyond the traditional realm of legal services. We empower our clients with a diverse range of ideas, tools and technology to make their lives easier, as well as delivering exceptional results, every time.

What do we have to offer?

We welcome high-performing lawyers, business services professionals, secretaries, graduates and apprentices to join our rapidly expanding global firm. Whatever your role at Kennedys, you'll be involved in exciting and stimulating work, where your input will make a difference.

Our culture and values form a big part of who we are and we take them seriously. We make a difference by being approachable, straightforward, supportive and distinctive. Our are at the core of who we are and what make us a great firm to work with and for.

The Firm recognises the value of investing in our people's development and believes our culture and values contribute to the quality of our work and of our client relationships. With a culture of on-the-job and experiential learning, peer to peer learning, mentoring, resources and tools that enable you to drive your career, we can support your development in your current and future roles. A variety of other opportunities are available including secondments to clients and our global offices.

We strive to celebrate empower our people and ensure everyone can bring their authentic selves to work. We've created a culture based on client service, professional excellence, hard work and trust, where diversity, equity and inclusion (DE&I) is a key priority. We recognise that many of our people want to work for an employer that is aligned to their values, which is why we are building an inclusive culture, decarbonising our operations and supporting our people to thrive at work. Our people are the key to driving this change and helping us to make a difference to our clients, our people and the communities in which we live and work.

Kennedys is an equal opportunities employer and is committed to ensuring our recruitment processes are as inclusive as possible. We expect all employees to be aware of and comply with all relevant policies and procedures within their jurisdiction, including those relating to Information Security, Data Protection and Quality Management, refer any breach promptly to Risk & Compliance and to complete all mandatory training when requested.