Postes à Creteil, France

Vous secondez la responsable administrative du Collège doctoral. Vous intervenez plus particulièrement sur les domaines suivants :

1. Coordination de l’activité des écoles doctorales, sous l’autorité de la Direction du collège :

• Diffuser les informations et les décisions de la Direction et du Conseil du Collège

• Coordonnerl’activité des 6 assistantes en gestion administrative des écoles doctorales sur les sujets d’ordre transversal, communs à l’ensemble des écoles doctorales, et définir les processus communs (l’encadrement porte principalement sur les questions administratives communes auxdites assistantes dont l’encadrement fonctionnel est assuré par des directions d’écoles doctorales)

• Vérifier et viser les documents transmis par les écoles doctorales à la Direction de l’établissement

• Proposer des outils de gestion administrative, des processus et documents afin d’améliorer le fonctionnement du service

2. Soutien à la coordination et gestion de l’activité relevant du Collège Doctoral:

• Participer à l’organisation et la coordination des évènements en lien avec le service communication (exemples: Journées de rentrée, Ma thèse en 180 secondes, Cérémonie de remise des prix de thèse, de diplômes…)

• Co-piloter administrativement certaines actions spécifiques du Collège Doctoral (exemples: prix de la chancellerie, allocation de mobilités, professeurs invités)

• Réaliser totalement ou partiellement des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et statistiques notamment dans le cadre des évaluations HCERES

• Interagir avec les responsables des autres services du Collège Doctoral (notamment les services financiers, communication et ressources humaines) et avec les responsables de service liés à la gestion de l’activité doctorale des établissements membres

• Participer activement aux réponses à enquêtes du Ministère de l’Enseignement Supérieur relatives à l’activité doctorale (exemple: enquête SISE, suivi de Carrière des Docteurs)

• Participer au suivi budgétaire

Sites: CRETEIL – site Pyramide (métro: Créteil -Echat) avec des déplacements sur Cité Descartes(Champs-sur-Marne)

Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs (entre 1793 € et 2440 € nets mensuels pour les contractuels en fin de carrière)

Formation / expérience recommandée(s) : Bac+5 ou expérience significative en tant que responsable dans le domaine de l’administration

Connaissances souhaitées ou à acquérir :

• Enseignement supérieur et de la recherche

• Dispositifs de formation doctorale très appréciée

• Budgétaires (générales)

• Anglais apprécié

• Outils bureautiques: Word, Excel, messagerie; connaissance d’ADUM ou Apogée appréciée

Savoir-faire :

• Encadrer et animer une équipe

• Être en capacité de proposer des méthodes de travail et d’organisation claires et efficaces

• Collecter et diffuser des informations clés auprès d’interlocuteurs variés

• Savoir rendre compte régulièrement des activités et des temps forts à la direction du Collège Doctoral

Savoir être :

• Organisation, rigueur et fiabilité

• Sens relationnel

• Polyvalence