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Rattaché(e) au Directeur de la Direction Entreprises Paris Grand Est (DE PGE), vous assurez les activités de coordination interne de la Direction et contribuez activement à son bon fonctionnement ainsi qu'à la fluidité de ses activités internes.

En tant qu'Assistant(e), vos principales missions s’articulent autour des axes suivants :

1. Vie de la Direction

• Veiller au bon fonctionnement quotidien de la Direction Entreprises ;
• Être le point de contact interne pour toute question logistique, administrative ou organisationnelle ;
• Assurer l'onboarding des nouveaux collaborateurs (internes / externes) et leur intégration initiale (remise du livret d’accueil BEIGF & D.E.);
• Centraliser les demandes informatiques, téléphonie, badges (entrée/sortie, habilitations aux outils, organigramme, Trombinoscope, etc.);
• Organiser pour chaque nouvel arrivant un entretien d'environ 30 minutes avec D.E. / D.D. / D.S.C. dans les jours suivant son arrivée.

• Anticiper les conflits d'agenda, prise de rendez-vous interne/externe,
• Coordonner avec les assistantes du COMEX,
• Gérer les déplacements (priorisation, sollicitations externes, notes de frais, etc.)

• Suivre les commandes d’économat et demandes logistiques ou immobilières ;
• Gérer le processus de commande, facturation et paiement des prestations externes via Easy ;
• Suivre le budget de fonctionnement, la flotte de véhicules, les délégations/pouvoirs, et les visites médicales.

• Contrôler et mettre à jour les habilitations informatiques (accès aux outils, répertoires partagés, procédures d’habilitation) ;
• Rédiger et suivre les pouvoirs et délégations des collaborateurs de la Direction Entreprises.

• Actualiser l'organigramme, le PTF, les cartes de démarche, le Trombinoscope ;
• Gérer les bonnes pratiques documentaires (archivage, capitalisation) ;
• Proposer des initiatives pour l’animation d’équipe et le bien-être collectif ;
• Contribuer à la communication interne et externe ;
• Organiser divers comités, plénières, réunions du comité de direction, etc.