SECRÉTAIRE ADMNISTRATIF H/F H/F

Groupe SOS Jeunesse; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation à but non lucratif à Paris recherche un agent administratif pour l'accueil, la gestion des usagers et des ressources humaines. Le poste implique également la rédaction de documents, le suivi des commandes et la communication interne. Un bon sens de l'organisation et des compétences en communication sont nécessaires. Le contrat débute dès que possible.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des appels.
• Enregistrement, diffusion, classement et archivage du courrier.
• Création et gestion des dossiers des usagers.
• Élaboration des contrats de travail.
• Suivi des commandes et des fournitures.

Description du poste

Contexte et environnement du poste

Contexte et environnement du poste et les relations internes et externes associées.

Relations internes

Vous êtes en relation avec le directeur du Foyer de Vie Le Hameau des Vents, ainsi que le chef de service, pour tout ce qui relève du suivi des dossiers transverses dont vous avez la responsabilité.

Relations avec l’extérieur

Vous assurez le lien avec certains services extérieurs pour le suivi de dossiers (assurances, organismes tutélaires, Conseil départemental, MDPH, etc.).

Vous êtes également en lien avec la médecine du travail (prise de rendez-vous).

Responsabilités opérationnelles

• Accueil physique et téléphonique: Accueillir les visiteurs et les orienter. Réception et transmission des appels téléphoniques. Répondre aux demandes téléphoniques ou écrites (usagers, partenaires…).

Secrétariat général et direction

• Enregistrement, diffusion, classement et archivage du courrier.
• Rédaction de courriers, comptes rendus, notes internes, documents divers.
• Saisie de documents à partir de consignes écrites/orales.
• Suivi des parapheurs, des bons de commande, bons de livraison, factures, tableaux de bord.
• Préparation et suivi de réunions (CVS, CSE, réunions d’équipe, etc.).

Suivi administratif des usagers

• Création, gestion et mise à jour des dossiers des usagers.
• Relations avec organismes : MDPH, Conseil départemental, CAF, CPAM, etc.
• Suivi des documents officiels : CNI, arrêtés de prise en charge, APL, notifications MDPH.
• Déclarations trimestrielles à la CPAM (FAM).
• Préparation de divers courriers pour les familles et/ou les tuteurs.

Ressources humaines (en lien avec les directions)

• Création et gestion des dossiers salariés (HRA).
• Élaboration des contrats de travail.
• Suivi administratif du personnel : absences, congés, maladies, formations, médecine du travail.
• Suivi du registre du personnel et des stagiaires.
• Préparation des fiches navettes (remplacements).
• Transmission des éléments variables de paie après validation.
• Suivi des conventions, attestations, feuilles de présence, remboursements frais.

Gestion des commandes et des fournitures

• Suivi des commandes (fournitures, alimentation, hygiène…).
• Suivi des consommations.
• Gestion des contrats de maintenance (renouvellement, résiliation).

Communication interne

• Relai d’information entre la direction et les équipes.
• Transmission de documents, affichage d’informations.
• Soutien aux événements internes : réunions, CVS, projets, animations…

Début du contrat : dès que possible