Gestionnaire administratif (H/F)

IRISA - Institut de Recherche en Informatique et Systèmes Aléatoires; Rennes; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut de recherche en informatique à Rennes recherche un Gestionnaire Administratif pour assister la responsable du Pôle Gestion des Usagers. Ce rôle comprend la gestion administrative des personnes accueillies, la logistique de séminaires et les gratifications de stage. La maîtrise de l'anglais de niveau A1 à A2 est souhaitée. Candidature à soumettre avant le 15/11/2023.

Qualifications

• Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques.
• Capacité à gérer son activité dans un cadre complexe.
• Savoir rendre compte et travailler en équipe.

Responsabilités

• Assister la responsable du Pôle Gestion des Usagers dans la gestion administrative.
• Organiser la logistique de séminaires internes.
• Gérer les gratifications de stage.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Polyvalence

Formation

Formation en secrétariat ou gestion administrative

Outils

Logiciels spécifiques à l'activité

Description du poste

Gestionnaire administratif (H / F)

Publié le jeu 26 / 10 / 2023 - 09 : 10

BAP : Gestion et Pilotage

Type de contrat

Mission

Les missions consistent à assister la responsable du Pôle Gestion des Usagers (PGU) du Service des Affaires Générales (SAG) de l'IRISA, dans la gestion administrative des personnes accueillies, ainsi que dans ses missions d'assistante de direction. Le poste vise aussi à renforcer ponctuellement les Pôles des Ressources Financières (PRF) et des Ressources Humaines (PRH).

Le poste est affecté au PGU et placé hiérarchiquement sous la responsabilité de sa responsable.

I. Au titre du PGU

• Instruire les projets de convention pour l'accueil d'usagers et personnels extérieurs : stagiaires, étudiants, collaborateurs extérieurs, bénévoles, etc.
• Gérer les gratifications de stage.
• Organiser l'accueil des personnalités invitées par l'unité.
• Mettre à jour les bases dédiées à ces accueils.

II. Assistance de service

• Organiser la logistique de séminaires internes.
• Gérer l'instruction des déplacements.
• Assurer l'intérim du secrétariat de direction.

III. Au titre du PRF

• Prendre en charge, ponctuellement, la gestion des commandes de l'unité.
• Mettre à jour les bases de gestion des déplacements.

IV. Au titre du PRH

• Participer à la mise à jour des bases RH.

Une forte saisonnalité de la charge de travail est attendue, notamment lors de la campagne d'accueil des stagiaires au printemps et du versement de leurs gratifications.

Profil / Compétences

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative.

Connaissances

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : niveau A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation
• Polyvalence / adaptabilité
• Rigueur / fiabilité
• Sens relationnel

Lieu de travail

IRISA Rennes

Date limite de candidature

15 / 11 / 2023

Durée du contrat (en mois)

Non précisée

Pour candidater

Veuillez postuler via le lien suivant : https://emploi.cnrs.fr/Offres/Default.aspx