Assistante de Direction H / F

Maïki; Levallois-Perret; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de gestion recherche un(e) assistant(e) de direction basé(e) à Paris pour soutenir les membres du Directoire. Vous serez responsable de l'organisation des agendas, de la logistique des déplacements et de la préparation de documents administratifs. Une expérience en assistanat est requise, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. La proactivité et l'organisation sont essentielles dans ce rôle.

Qualifications

• Expérience significative en assistanat de direction.
• Compétences en gestion d'agenda et organisation d'événements.
• Maîtrise de l'anglais appréciée.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les activités de la Présidente.
• Gérer l'agenda complexe des membres du Directoire.
• Préparer et suivre les documents administratifs.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Sens de l'écoute

Capacité d'adaptation

Proactivité

Outils

Pack Office

Description du poste

Contexte

Société de gestion de banque-assurance coopératif, notre client se positionne comme un partenaire de confiance et de proximité pour les dirigeants des territoires, par son accompagnement singulièrement humain, son implantation multirégionale et sa fine connaissance des tissus économiques locaux.

Dans le cadre d'un départ en mécénat de compétences, nous recherchons une nouvelle personne pour accompagner au quotidien la Présidente du Directoire ainsi que les trois autres membres du Directoire, soit 4 personnes.

Le poste est basé à Paris pour fluidifier les échanges avec les membres du Directoire situés à Paris, Bordeaux, Nantes et Brest.

Vos missions

• Organiser, coordonner et assurer le suivi des activités de la Présidente, faciliter son activité en intervenant dans la préparation et le suivi de dossiers et assurer la logistique
• Gestion de l\'agenda complexe des membres du Directoire : organisation de rendez-vous, visio conférences, déjeuners, diners, appels auprès d\'interlocuteurs de haut niveau
• Gestion des voyages et déplacements des 4 membres du Directoire en France et à l\'étranger : réservations intégrales de tous les éléments nécessaires et préparation de pochette de voyage détaillée (logistique trains, avions, taxi, hôtels, restaurants)
• Gestion de l\'accueil des visiteurs et des participants aux réunions, gestion des salles de réunions (réservation et préparation)
• Préparation, mise en forme et / ou relecture de documents administratifs en français ou en anglais, classement, archivage, travaux de reprographie
• Participation à l\'organisation d\'événements, de salons, de séminaires, de réunions avec les investisseurs
• Prendre en charge la gestion administrative de la vie sociale AC (préparation des conseils, ordres du jour, convocations des administrateurs, tenue du registre du directoire, formalités / suivi des dossiers en lien avec le juridique)
• Organiser les directoires / comités de direction (préparation ODJ, participation, rédaction et diffusion des PV)
• Gestion des moyens généraux : intendance des 7 bureaux (fournitures, mobiliers, etc.) en lien avec les équipes moyens généraux du Pôle et du Groupe
• Enregistrement et mise en paiements des factures fournisseurs, soutien au traitement des notes de frais

Profil idéal

• Vous justifiez d\'une expérience significative en assistanat de Direction, par conséquent vous savez créer une relation de confiance avec vos interlocuteurs, notamment grâce à votre sens de l\'écoute, votre rigueur, autonomie, organisation et sens des priorités.
• Vous êtes reconnu.e pour votre pro-activité et exigence, ainsi que pour vos capacités d\'adaptation et de réactivité.
• Vous êtes à l\'aise avec les outils bureautique Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), et idéalement avec la suite Google.
• La maîtrise de l\'anglais serait appréciée.