ASSISTANTE ADMINISTRATIVE SECRÉTARIAT PARTAGÉ DE LA DIRECTION GÉNÉRALE F / H

Ville de Villeneuve d'Ascq; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie locale recherche un(e) secrétaire pour assurer le secrétariat des directeurs et organiser les plannings. Le candidat devra avoir de l'expérience en secrétariat, faire preuve de discrétion et d'autonomie. Des horaires spécifiques sont à prévoir, incluant des présences les week-ends. Le poste est situé à Villeneuve d'Ascq avec un accès facile aux transports publics.

Prestations

Accès facile en transports en commun

Parking gratuit à proximité

Garage à vélos sécurisé

Qualifications

• Expérience avérée dans le domaine du secrétariat et sur ce type de poste.
• Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais.
• Capacité de travail en équipe.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat partagé des directeurs.
• Organisation des agendas de la direction.
• Préparer des déplacements et organiser les rendez-vous.

Connaissances

Discrétion professionnelle

Diplomatie

Autonomie

Aisance relationnelle

Rigueur

Outils

Progiciels bureautiques

Description du poste

Overview

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille. Verte: la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles sont préservées. Innovante: pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises. Métropolitaine: elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...). Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière". Quelques chiffres: 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat partagé des directeurs généraux et du directeur général du service ainsi que l'accueil physique et téléphonique.
• Organisation des agendas de la direction générale: organiser les rendez vous et en assurer le suivi.
• Planifier les ressources et préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous.
• Préparer les déplacements et organiser les déplacements.
• Assurer la gestion des ordres de mission, traitement et diffusion de l'information.
• Secrétariat: enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier; collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité; réaliser du reporting et assurer l'interface avec l'ensemble des services.
• Concevoir et alimenter des outils de suivi; mettre en forme et saisir tout document administratif; assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers.
• Assurer la gestion des fournitures et l'accueil physique et téléphonique: recevoir, filtrer et transmettre les messages; renseigner et orienter les usagers.

Qualifications & Savoir-faire

• Savoirs et savoir-faire: Organigramme et fonctionnement de la collectivité; Contexte et enjeux de la collectivité; Techniques et outils de planification; Techniques d'accueil et de secrétariat; Utiliser les progiciels et outils bureautiques; Alimenter des tableaux de bord; Préparer des dossiers pour les instances; Collecter, traiter et diffuser l'information; Expérience avérée dans le domaine du secrétariat et sur ce type de poste.
• Savoir-être: Discrétion professionnelle, diplomatie, confidentialité; Autonomie, méthode / rigueur; Capacité à faire preuve de responsabilité; Aisance relationnelle; Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais; Capacité de travail en équipe; Communiquer, s'exprimer verbalement et/ou par écrit sans difficulté.
• Horaires et conditions: Ce poste nécessite régulièrement une présence jusque 18h, parfois plus en cas d'urgence; la personne retenue pourra travailler sur 4,5 ou 5 jours/semaine tout en ayant l'obligation d'être présente le samedi matin et le lundi après-midi.

Additional information

Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun (station de métro à 1 minute, gare de Villeneuve d’Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus); en voiture (proche des sorties d'autoroutes); possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo; parking gratuit à proximité. Villeneuve d’Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d’accueil et d’accès à ses emplois.