Assistant(e) d'Agence - F / H - Toulon

Chronopost; La Farlède; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de livraison recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et RH pour un CDD de 3 mois. Vous serez responsable de la communication interne, du suivi administratif des dossiers du personnel et de la gestion des opérations de l'agence. Un excellent niveau d'organisation et de confidentialité est nécessaire, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Expérience dans l'assistanat auprès d'une équipe ou d'un(e) directeur(trice).
• Maîtrise des outils bureautiques et un excellent niveau d'orthographe.

Responsabilités

• Traiter et transmettre les décisions et notes de service.
• Suivre les dossiers du personnel et gérer les formations.
• Établir des bons de commandes de matériel.

Connaissances

Organisation

Gestion des priorités

Sens de l'échange

Confidentialité

Bureautique

Formation

Expérience dans l'assistanat

Description du poste

Overview

Depuis 1985, Chronopost (filiale du Groupe La Poste), assure la collecte et la livraison, en express, de colis de moins de 30kg. Nous livrons chaque jour plus de 900 000 colis aux professionnels et particuliers, en France et à travers 230 pays de destination.

Chronopost, c'est bien plus que cela, dans un monde qui évolue, nous nous inscrivons dans les nouvelles tendances de consommation. C'est une entreprise qui :
- innove et s'engage grâce à une livraison plus respectueuse de l'environnement (flotte de véhicules électriques, triporteurs, gaz naturel de ville)
- s'adapte en proposant des solutions de livraison sur-mesure.
- se diversifie en se positionnant sur des marchés de niche tels que la Santé et le Food.
- contribue à l'économie circulaire (grâce à l'offre Shop 2 Shop).

Pour réussir cela, nous sommes 4 300 collaborateurs répartis au sein d'une centaine de sites (Agences et Hubs) automatisés et industrialisés. Nous faisons vivre, au quotidien, les valeurs de l'entreprise d'Engagement, d'Innovation et d'Adaptation.

Poste et cadre

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité et rattaché(e) au Chef d'agence, vous prenez en charge l'assistanat administratif et RH de l'agence et êtes l'interlocuteur(-trice) privilégié(-e) des collaborateurs de l'agence et des différents prestataires externes (partenaires, fournisseurs...). Vous avez un rôle de facilitateur(-trice) au quotidien.

Responsabilités

1. Communication :
   • Vous traitez et transmettez les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe.
   • Vous diffusez de l'information en interne.
   • Vous planifiez et organisez des opérations de communication, des manifestations évènementielles.
2. Gestion des RH :
   • Vous réalisez le suivi administratif des dossiers du personnel, de l'entrée à la sortie du salarié
   • Vous êtes en charge de la gestion des formations et de la saisie dans la base RH.
   • Vous transmettez les éléments variables et administratifs aux différents services (paie, comptabilité).
   • Vous êtes en charge de la gestion et du suivi de l'intérim.
   • Vous êtes en charge d'organiser les réunions RPX et du suivi des heures de délégation.
   • Vous êtes en charge du reporting RH auprès du RRH
3. Secrétariat et gestion de l'agence:
   • Vous établissez les bons de commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifiez la conformité des livraisons.
   • Vous organisez et suivez les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, informatique, téléphonie.
   • Vous gérez le parc informatique/véhicule/téléphonie.
   • Vous filtrez des appels téléphoniques.
   • Vous traitez du courrier, gérez des messages électroniques.
   • Vous organisez les déplacements du/des responsable(s) et des membres de l'équipe.
   • Vous préparez des ordres du jour, établissez des comptes rendus lors des réunions et suivi des actions.

Profil recherché / F/H - Vous avez de l'expérience dans l'assistanat auprès d'une équipe ou d'un(e) directeur(trice).

Vous avez des capacités d'organisation, de gestion des priorités. Vous avez le sens de l'échange et du service et faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité. Disposant de qualités d'écoute, d'une grande réactivité et efficacité, vous êtes rigoureux(se), organisé(e), et discret(e). Vous possédez une bonne maîtrise des outils bureautiques. Un excellent niveau d'orthographe et syntaxe est impératif.

Contrat: CDD de 3 mois