Assistant de Direction

GHT COLLINES DE NORMANDIE; Vire Normandie; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé recherche une assistante de direction à Vire Normandie. Le rôle implique l'accueil, la gestion des agendas, et la préparation des réunions. Le candidat idéal doit faire preuve de rigueur, d'organisation et de bonnes qualités relationnelles. Ce poste est à plein temps, 35 heures par semaine, et nécessite une autonomie dans le travail.

Qualifications

• Rigor, organization skills are essential.
• Must maintain confidentiality and loyalty.
• Good interpersonal skills are required.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels.
• Gérer les agendas de la direction.
• Rédiger des notes d'informations et comptes rendus.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Discrétion

Qualités relationnelles

Autonomie

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

À propos de nous

Le GHT « Les Collines de Normandie », en place depuis juin 2016, rassemble trois établissements sur 4 sites :

• Le CH « Jacques Monod » de Flers (Orne), établissement support : 480 lits et places, 1000 agents ;
• Le CH de Vire (Calvados) : 400 lits et places, 600 agents ;
• Le CHIC des Andaines (La Ferté-Macé-Domfront - Orne) : 500 lits et places, 550 agents.

Mission

• Missions et activités principales :

Missions d’assistante de direction et affaires générales du site :

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des agendas du CODIR en lien avec les autres secrétariats de direction
• Gestion des mails (dont suivi des réponses aux demandes des autorités de tutelle) avec rôle de régulateur pour les mails envoyés «A tous»
• Gestion du courrier du bâtiment de la Direction (ouverture et diffusion aux différents interlocuteurs)
• Saisie et diffusion des tableaux de garde des Administrateurs de garde
• Gestion des réservations (véhicules, salles de réunion, matériel informatique)
• Organisation des instances et des réunions
• Rédaction et diffusion de notes d'informations
• Frappe de courriers, préparation de dossiers et power-points
• Rédaction de procès-verbaux de réunions et de comptes rendus d'entretiens
• Classement / Archivage / Photocopies / Reliures
• Mise à jour du site de la FHF pour le site de Vire
• Suivi de certaines conventions

• Organisation et préparation des instances pour le site de Vire (Conseil de surveillance et directoire) :

• Réservation et préparation des salles d’instance
• Préparation et envoi des ordres du jour et des dossiers / documents, en lien avec le Directeur général, le président et le secrétaire de l’instance, en veillant au respect des délais règlementaires
• Prise de notes puis rédaction des procès-verbaux des séances et des délibérations du Conseil de surveillance

• Organisation et préparation des réunions de dialogue social, de la F3SCT, du CSE et de la CSIRMT :

• Réservation et préparation des salles d’instance
• Préparation et envoi des ordres du jour et des dossiers / documents, en lien avec le président et le secrétaire de l’instance, en veillant au respect des délais règlementaires
• Prise de notes puis rédaction des procès-verbaux des séances
• Mise à jour du tableau des actions à mener (F3SCT et CSIRMT)
• Organisation des groupes de travail le cas échéant

• Missions relatives aux relations avec les usagers et à la qualité :

• Réception et gestion des demandes de dossiers médicaux en lien avec le Médecin DIM
• Gestion des contentieux - Déclaration des sinistres auprès de la BEAH / RELYENS
• Réception et participation à la gestion des plaintes et réclamations en lien avec la Direction Qualité
• Participation au suivi de certaines conventions
• Saisie des questionnaires de satisfaction de le logiciel Sphinx

Secrétariat du PCME

• Organisation de réunions et rdv pour le PCME et le vice PCME
• Aide à la rédaction de documents

Profil

• Rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion, respect du secret professionnel, loyauté
• Disponibilité et adaptabilité
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute
• Aptitude à rédiger
• Maîtrise des outils bureautiques
• Autonomie

Modalités d’exercice

• Poste à 100%, sur le site de Vire
• Base 35H00
• Poste vacant