Assistant Administratif - Régie H / F

Groupe Vilogia; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion immobilière recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer des tâches administratives variées et optimiser le travail des techniciens. Le candidat idéal a un Bac +2 et une expérience pertinente dans des fonctions administratives, avec d'excellentes compétences relationnelles et une approche orientée vers la satisfaction du client.

Qualifications

• Expérience dans des fonctions administratives requise.
• Capacité à gérer plusieurs missions simultanément.
• Orientation vers la satisfaction du client.

Responsabilités

• Gérer les plannings des techniciens et prendre rendez-vous.
• Optimiser la gestion des tournées des techniciens.
• Valider et gérer les demandes de bons de travail.

Connaissances

Réactivité

Organisation

Relationnel

Formation

Bac +2

Description du poste

Overview

Nous recherchons notre futur(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de la régie de Vilogia. Rattaché(e) au pôle administratif, vos missions consisteront à réaliser le traitement administratif des activités de la régie.

Responsibilities

• Gérer les plannings des techniciens en relation avec le prestataire du centre d'appels externe pour la prise de rendez-vous.
• Gérer et prioriser les prises de rendez-vous urgents.
• Optimiser la gestion des tournées des techniciens par domaines d'intervention sur sites et secteurs géographiques.
• Valider les demandes des bons de travail émanant des techniciens et compléter les informations complémentaires si nécessaire.
• Gérer les demandes de reprogrammation d'interventions.
• Programmer les visites d'entretiens obligatoires annuelles avec les techniciens.
• Effectuer la saisie et tenir le tableau de bord des dates de visites d'entretiens obligatoires.
• Saisir les équipements recensés dans chaque logement.
• Editer les bons de travail et les communiquer au responsable d'équipe.
• Prendre les rendez-vous avec les locataires pour effectuer les travaux.
• Assurer les comptes rendus des réunions d'équipe.
• Effectuer la facturation des bons de travail (plomberie, menuiserie et électricité et sécurité incendie).
• Organiser le parcours d'intégration pour les nouveaux collaborateurs.

Qualifications

De formation Bac +2, vous justifiez d'une expérience sur des fonctions administratives. De nature réactive et organisée, vous savez gérer plusieurs missions en simultané. Vous disposez d'un excellent relationnel et orientez vos actions en mettant en avant la satisfaction du client.