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Technicien(-ne) en administration, soutien à la gouvernance au bureau du VP Excellence Clinique

Santé Québec est une entité neutre, imputable et opérationnelle, orientée vers la performance des activités du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission, notamment d’offrir, par l’entremise des établissements publics, des services de santé et des services sociaux dans les différentes régions sociosanitaires du Québec sous sa juridiction;

• coordonner et soutenir, dans ces régions, l’offre de services par les établissements privés ainsi que celle du domaine de la santé et des services sociaux par certains autres prestataires privés ;

• appliquer la réglementation prévue par la loi de certaines activités liées au domaine de la santé et des services sociaux ;

• mettre en œuvre les orientations, les cibles et les standards déterminés par le ministre l’égard de l’organisation et de la prestation de services de santé et de services sociaux ;

• exercer toute autre fonction qui lui incombe en vertu d’une autre loi ou qui lui est confiée par le ministre de la Santé.

Libellé de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Le technicien à la gouvernance assiste le vice-président Excellence Clinique dans l’accomplissement de ses mandats en fournissant un soutien dédié, en organisant et en gérant de manière proactive ses journées de travail complexe et en créant des relations étroites et significatives avec plusieurs collaborateurs internes et externes. Le candidat soutient pro activement le vice-président dans la planification et la gestion de son temps. Il assure la coordination de ses courriels, de ses approbations et de sa correspondance, et assure un suivi rigoureux des différents livrables de la vice-présidence.

Il devra veiller au bon fonctionnement des activités de la vice-présidence dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses règlements, ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Pour ce faire, le titulaire du poste sera en charge des processus de gestion documentaire et de l’information, ainsi que de la structuration administrative de la vice-présidence. Il assistera également son supérieur immédiat dans sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la direction.

La personne devra accomplir des travaux qui nécessitent des connaissances approfondies de la suite Office, telles que la structuration et la planification de dossiers complexes. Elle devra rédiger, corriger et mettre en page des documents aux plus hauts standards de qualité. Elle sera appelée à collaborer à l’occasion à des collectes de données et à l’organisation de l’information à des fins de communication stratégique.

Le technicien à la gouvernance assurera le suivi des décisions de son supérieur immédiat auprès des gestionnaires concernés de la vice-présidence. Il déterminera les actions à poser, informera son supérieur et dirigera les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Il devra effectuer le contrôle de la qualité des travaux administratifs de sa direction. Il assurera de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.

Il occupera un rôle de mentor de l’ensemble du soutien administratif de la VP et assurera l’intégration du nouveau personnel administratif au sein de la direction à laquelle il est affilié en collaboration avec ses collègues. Il fera partie d’une équipe d’assistants(es) de direction professionnels et dévoués, qui travaillent en équipe, donnant un coup de main si nécessaire et se remplaçant mutuellement.

Le candidat retenu aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toute nature en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Il prendra en charge tous les problèmes relevant de sa compétence. Il devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. Le technicien devra assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels il est directement ou indirectement impliqué.

De manière plus spécifique, les champs d’action peuvent inclure:

• Gérer l’agenda du supérieur immédiat: convoquer, planifier les réunions, les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits ;

• Gérer les courriels du supérieur immédiat: faire le classement et l’ordonnancement des courriels du vice-président, développer le système de gestion des courriels, faire la transmission lorsque possible aux membres de l’équipe et aux collaborateurs.

• Préparer les dossiers de son supérieur immédiat selon l’horaire prévu ;

• Assurer le suivi et le classement du courrier électronique de son supérieur immédiat, prendre les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et assurer les suivis requis ;

• Préparer les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa direction, assurer la logistique requise, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres pour lesquelles son supérieur agit ;

• Préparer la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son supérieur immédiat, assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-présidence selon les échéanciers fixés ;

• Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur immédiat et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;

• Répondre aux demandes des directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du personnel ;

• S’assure des suivis, règle les problèmes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à celles-ci ;

• Être responsable de la gestion documentaire, des approbations et de la correspondance de la vice-présidence;

• Être responsable de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa direction ;

• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de sa direction ;

• S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives ;

• Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de son supérieur immédiat.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.

Exigences liées au poste

Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé ;

• Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives ;

• Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel) ;

• Maitriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit ;

• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ;

• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents ;

• Être motivée et avoir une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée.

Toute autre formation ou combinaison d’expérience pertinente pourra être considérée.

Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec