Accompagnement jobs in United Kingdom

Contrat Emploi permanent Catégorie C Cadre d'emploi Adjoints administratifs territoriaux Direction/Service Administration Générale Localisation Point Information Services - Place d'Armes - 59500 DOUAI

Placé(e) sous l’autorité du Directeur du pôle Pilotage et Solidarités, vous exercez vos fonctions avec une grande polyvalence et vous jouez un rôle essentiel dans le quotidien de la collectivité.

Au sein du Centre d’Information (CEDI), vous serez chargé(e) d’accueillir, renseigner les administrés et de fluidifier la diffusion des informations. Votre objectif sera d’assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité dans un esprit de service public. Par votre position physique vous véhiculez l'image de Douaisis Agglo et facilitez son fonctionnement.

En tant que Coordinateur.trice du CEDI, vous supervisez les 2 chargées d’accueil sur place.

Votre rôle de coordination vous positionnera en tant que garant de l’organisation du CEDI et de relai principal auprès du Directeur du pôle Pilotage et Solidarités. Vous contribuez ainsi au bon fonctionnement du CEDI en collaboration avec le Directeur du pôle Pilotage et Solidarités.

• ACCUEILLIR – RENSEIGNER LE PUBLIC et l’ORIENTER VERS LES SERVIES COMPETENTES

- Accueil et orientation des visiteurs, usagers,

- Ecoute, reformulation et analyse des demandes de l’usager en leur apportant une réponse de premier niveau pour toutes demandes en lien avec les compétences de Douaisis Agglo,

- Accompagnement et conseil des usagers dans leurs démarches auprès de la collectivité (recherche d’informations, accompagnement à la saisie sur les outils de dématérialisation),

- Orientation si nécessaire vers le service concerné si la demande est très spécifique ou technique (notamment en matière d’habitat, des déchets, de l’eau…),

- Information sur l’agenda événementiel de Douaisis Agglo.

- Participation à la recherche documentaire et la conception d’une Foire Aux Questions

- Être le garant de l'organisation du Centre d’Information

- Amélioration continue de l’organisation du CEDI, des moyens pour répondre à l’accueil des usagers

- Organisation des rendez-vous avec les interlocuteurs métier de Douaisis Agglo (en présentiel ou en visio),

- Planification de l’occupations des salles,

- Réservation de salles de réunions dans Outlook,

- Gestion des stocks de dépliants et réapprovisionnement si nécessaire,

- Aménagement et mise en valeur de l’espace en remplissant régulièrement les présentoirs et en actualisant les documentations,

- Rangement des différents espaces et veille à la propreté de l’espace accueil,

- Ouverture / fermeture du lieu (activation/désactivation de l’alarme).

GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE

- Suivi du planning des 2 Chargées d’information et éventuelles adaptations du planning (cf absence)

- Assurer la transmission des consignes, et être le relai principal

- Alimentation, suivi de la fréquentation et réalisation des statistiques
- Participation à la création et l'actualisation des documents internes du Centre d’Informations
- Réalisation du suivi et du reporting des dossiers en lien avec ses missions (comptes rendus, courriers, rapports...)

Compétences requises :

Maîtrise des techniques d’accueil du public.

Maîtrise du pack Office, Outlook, internet, Teams

Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l’orthographe.

Connaissance de l’environnement institutionnel et des partenaires publics.

Connaissance des missions, des services de la collectivité, des compétences et de l’organigramme.

Diplômes : Bac Pro accueil, secrétariat ou relation clients et usagers.

Savoirs être :

Poste avec accueil du public nécessitant une tenue vestimentaire correcte, une présentation soignée, avenante et souriante.

Aisance relationnelle, bonne élocution, qualité d’écoute et de dialogue, diplomatie.

Faculté d’adaptation afin d’adopter le style et le contenu des communications selon l’interlocuteur.

Curiosité afin d’aller rechercher des informations, sens du service public

Discrétion et capacité à respecter la confidentialité.

Sens de l’organisation, gestion de son temps, réactivité et adaptabilité.

Capacité à garder son calme et à réagir efficacement face à des situations imprévues, stressantes.

Conditions particulières du poste :

Localisation : Place d'Armes à Douai - possibilité de déplacements à l’Hôtel Communautaire (réunion de services)

Horaires : 36h hebdo (temps complet)

Ce service sera ouvert du lundi au samedi avec une amplitude horaire de 12h00 à 18h00 le lundi et de 09h00 à 18h00 du mardi au samedi.

Possibilité de travailler en soirée et le dimanche de façon très occasionnelle

Rémunération :

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.