Technicien-ne en gestion administrative

Université de Strasbourg; Strasbourg; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université de Strasbourg recrute un technicien pour la Direction du Patrimoine Immobilier. La mission consiste en l’assistance technique et logistique, ainsi que la gestion administrative des contrats. Le poste est à pourvoir à partir du 18 novembre 2024 pour une durée de 9 mois. Le candidat idéal doit être organisé et avoir une bonne maîtrise des outils de gestion.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion de contrats souhaitée.
• Maîtrise des outils informatiques nécessaires.
• Capacité d'organisation et d'accueil.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et l'accueil au sein de la direction.
• Gérer les contrats immobiliers et assister aux tâches administratives.
• Organiser des événements et gérer la logistique associée.

Connaissances

Gestion du courrier

Accueil physique et téléphonique

Saisie des données

Outils

SIFAC

Plateforme de dématérialisation

Système d'archivage GED

Description du poste

Université de Strasbourg

Emploi ouvert aux agents titulaires et contractuels

Poste à pourvoir compter du 18/11/2024 (9 mois si CDD)

Catégorie : B Corps : Technicien

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission : La Direction du Patrimoine Immobilier (environ 50 personnes) est composée de deux départements opérationnels, le département maintenance (DM) et le département grands projets (DGP), et d'un pôle administratif comprenant le département des contrats immobiliers. Au sein du pôle administratif, vous assurerez des missions variées de secrétariat, d'accueil, d'assistance technique et logistique, et d'appui dans la gestion des contrats immobiliers.

Activités principales :

Secrétariat:

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion du courrier
• Enregistrement des factures d'énergie sur le serveur partagé
• Achats pour le fonctionnement de la Direction
• Gestion des absences, congés et déplacements
• Saisie des données des contrats RH

Appui aux contrats immobiliers:

• Gérer les courriers et les avenants aux marchés publics, les sous-traitances, décisions de réception de travaux, ordres de service, mises en demeure et résiliations de contrats.
• Saisir dans les outils informatiques: logiciel financier SIFAC, plateforme de dématérialisation Place, système d'archivage GED, i-parapheur, espace numérique de travail, outils de suivi internes
• Aider à la publication des données essentielles et au recensement économique des marchés

Activités associées :

• Classement et archivage
• Organisation des événements : commande de repas et traiteurs , visioconférences, séminaires
• Assistance logistique : gestion des parcs auto/vélo, procédure nouveaux arrivants
• Mise à jour des bases de données patrimoniales