Secrétaire de production audiovisuel (H/F)

France Travail; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une société audiovisuelle recherche un(e) secrétaire de production pour gérer l'accueil, organiser les rendez-vous et traiter le courrier. Ce poste à temps partiel, avec des horaires flexibles, est basé à Paris. Les candidats doivent avoir 5 ans d'expérience dans un rôle administratif et savoir interagir avec divers interlocuteurs. La société offre un salaire brut mensuel de 1 100 EUR et d'autres avantages. Le télétravail n'est pas possible.

Prestations

Complémentaire santé

CSE

Qualifications

• 5 ans d'expérience dans un rôle administratif sont indispensables.
• Capacité à rédiger des documents professionnels.
• Maitrise des outils de communication numérique.

Responsabilités

• Gérer l'accueil des clients, fournisseurs et consultants.
• Organiser les rendez-vous et réserver les salles.
• Prendre en charge la gestion du courrier.

Connaissances

Classer des documents

Respecter les délais de réponse et de traitement

Rédiger des messages et des emails professionnels

Savoir interagir à distance avec des outils de communication numérique

Assurer un accueil téléphonique

Identifier, traiter une demande client

Utiliser des logiciels de prise de rendez-vous

Français

Description du poste

Offre n° 197KFXH - Secrétaire de production audiovisuel (H/F)

Au sein de l'accueil et de l'administration générale, la/le titulaire assure la réception des appels téléphoniques, identifie les demandes et les transmet aux services concernés dans le respect des usages de la société. Elle/il accueille physiquement clients, fournisseurs, intermittent·e·s et consultants, les oriente dans les locaux et veille à la qualité de l'accueil et à la bonne tenue des espaces communs. Elle/il organise les rendez-vous internes ou externes, réserve les salles, prépare les espaces et met à disposition le matériel nécessaire pour le bon déroulement des réunions. Elle/il prend en charge la gestion du courrier : ouverture, tri et distribution du courrier entrant, affranchissement et envoi du courrier sortant, suivi des envois particuliers. Elle/il recherche et gère le suivi des prestataires externes pour tous les travaux ou opérations nécessitant une intervention spécialisée (maintenance, petits travaux, approvisionnement), et veille à la qualité du service rendu. La/le titulaire met en forme les courriers, rapports et documents sortants de la société en garantissant la qualité rédactionnelle et la conformité à la charte interne. Elle/il réalise divers tableaux de suivi simples (plannings, inventaires, suivis logistiques), met à jour régulièrement l'organigramme et s'assure de sa diffusion auprès des équipes. Elle/il gère les procédures de classement, d'archivage et de sauvegarde des documents traités, tant sous format papier que numérique, en appliquant les règles internes et en contribuant à l'amélioration continue des pratiques. Elle/il recense les besoins en fournitures de bureau, produits d'hygiène et d'alimentation, organise leur approvisionnement et leur mise à disposition dans les espaces communs. Elle/il veille au bon fonctionnement du matériel de bureau partagé (téléphonie, copieurs, imprimantes) et coordonne, si nécessaire, l'intervention des prestataires techniques. Rattaché-e à la Direction, la/le titulaire applique les procédures définies dans la structure et participe activement à leur évolution. Elle/il respecte scrupuleusement la confidentialité des informations connues dans le cadre de ses fonctions, gère son planning en tenant compte des besoins de chacun et rend compte régulièrement à la Direction de l'avancement de ses missions.

Conditions d'exercice et environnement de travail : poste basé dans nos locaux, en interaction quotidienne avec l'ensemble des équipes internes et de nombreux interlocuteurs externes. L'activité s'effectue sur poste sédentaire, avec utilisation courante des outils bureautiques et des équipements de bureau. Des manutentions légères peuvent être nécessaires (courrier, fournitures, consommables).

Conditions horaires : poste à temps partiel, avec un nombre d'heures à définir en concertation avec le/la candidat-e retenu-e. La ventilation hebdomadaire sera également ajustée selon les disponibilités et les besoins : par exemple quatre matinées de 4 heures, ou bien une présence quotidienne d'environ 4 heures. Cette flexibilité vise à concilier organisation interne et équilibre de vie du/de la salarié-e.
Télétravail : Non autorisé

Profil recherché : TSVP est également engagé dans une politique d'inclusion et de diversité, et recherche dans ce cadre une personne reconnue travailleur handicapé (TH).

Type de contrat : CDD de 6 mois, conçu comme une première étape : il pourra être renouvelé si la collaboration est satisfaisante pour toutes les parties.

Rémunération et avantages

• Salaire brut mensuel de 1100,00 EUR sur 12 mois
• CSE
• Complémentaire santé

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Respecter les délais de réponse et de traitement Cette compétence est indispensable
• Rédiger des messages et des emails professionnels Cette compétence est indispensable
• Savoir interagir à distance avec des outils de communication numérique (messageries, visioconférence) Cette compétence est indispensable
• Accompagner un collaborateur nouvel arrivant à sa prise de poste
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer un accueil téléphonique
• Développer et fidéliser la relation client
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Identifier, traiter une demande client
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Utiliser des logiciels de prise de rendez-vous
• Utiliser les outils numériques
• Français Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Production de films et de programmes pour la télévision

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