Secrétaire à dominante PMI F/H(Nouvelle fenêtre)

Département du Val d'Oise; Herblay-sur-Seine; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un service départemental à Herblay-sur-Seine recherche un secrétaire à dominante PMI pour gérer le secrétariat et les activités administratives. Vous aurez un rôle crucial dans l'accueil des publics et la gestion des dossiers. La formation de niveau IV en secrétariat est requise. Vous devez avoir un bon sens du service public et des capacités de communication. Un environnement d'équipe est privilégié.

Qualifications

• Planifier et organiser l'activité du service.
• Prendre des notes et rédiger un compte rendu.
• Gérer des appels téléphoniques.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du médecin Chef de service.
• Gestion administrative des dossiers RH du personnel.
• Participation à la continuité du service public.

Connaissances

Planification et organisation

Communication

Gestion du temps

Sens du service public

Travail en équipe

Formation

Formation de niveau IV en secrétariat

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Contexte

TDAS HERBLAY-SUR-SEINE

Le secrétaire à dominante PMI assure le secrétariat du Médecin Chef de Service Territorialisé, de la Cadre de santé et de la Responsable d’Equipe Administrative, dans la mise en œuvre des activités départementales en matière de la Protection Maternelle et Infantile. Elle participe aux activités administratives transversales du TDAS sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Territoire.

Mission

• Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des publics et des partenaires
• Assure le secrétariat du médecin Chef de service territorialisé et de la Responsable d’équipe administrative
• Assiste les professionnels de l’équipe : organisation de leurs activités, plannings et rendez-vous, lien avec les partenaires
• Gestion du courrier PMI
• Retranscription, mise en forme, impression, envoi des courriers, comptes rendus, rapports médico-sociaux et documents spécifiques (tableaux de bord, statistiques, bilan…)
• Organisation, préparation, suivi des réunions et participation (réunions d\'assistantes maternelles, réunion d\'équipe PMI, réunions partenariales…)
• Gestion et suivi administratif des dossiers en collaboration avec la Cadre de santé :
• — Agrément et renouvellement
• — Formation des assistants maternels et familiaux
• — Archivage

Participe aux réunions d’équipe de secrétariat animées par le responsable du TDAS

Gestion administrative des dossiers RH du personnel PMI

Gestion et suivi administratif de la logistique du service PMI

Gestion de la boîte mail générique du service PMI

Participation à la continuité du service public

Activités Spécifiques

• Travail en binôme avec la secrétaire à dominante ASE et/ou l’Assistante de Territoire et assure l’intérim en cas d’absence
• Enfance
• Vulnérabilité
• Hébergement d’urgence
• RH

Profil

• Planifier et organiser l\'activité du service
• Organiser l\'agenda et fixer des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
• Prendre des notes et rédiger un compte rendu
• Enregistrer, classer, archiver des documents
• Préparer et contrôler l\'exécution d\'un budget
• Utiliser une suite bureautique pour réaliser des documents courants
• Se présenter et s\'exprimer convenablement
• Ecouter un interlocuteur, reformuler une demande
• Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques
• Être disponible
• Avoir le sens du service public
• Avoir le sens du travail en équipe dans le cadre de la désectorisation
• Avoir la capacité d\'écoute et de communication en lien avec le cadre
• Avoir la capacité d\'écoute, savoir faire face à un public parfois difficile et violent

Connaissances

• Connaître les dispositifs médico-sociaux
• Connaître les procédures liées aux agréments des Assistants maternels et familiaux
• Connaître les principes du service public et les orientations du Département

Spécificités

• Formation de niveau IV en secrétariat
• Expériences professionnelles souhaitées : intérêt pour l\'intervention sociale et aimer le contact avec le public