Responsable de programmes Executive Education (H/F)

HEC Paris; Jouy-en-Josas; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école de management de renom recherche un(e) Responsable de programmes Executive Education pour organiser des séminaires sur mesure. Responsabilités incluent la coordination avec les clients et intervenants, la gestion administrative et la garantie d'une expérience client réussie. Le candidat idéal doit avoir une formation Bac + 2, être bilingue anglais-français, et posséder d'excellentes compétences en bureautique. Ce poste est basé à Jouy-en-Josas avec des déplacements possibles en France et à l'étranger.

Prestations

Plan d’épargne salariale (PEE et PERECO)

8 semaines de congé par an

2 jours de télétravail par semaine après 6 mois

Environnement de travail exceptionnel

Accès gratuit à la salle de sport

Restaurant d’entreprise

Parking gratuit

Événements d’entreprise tout au long de l’année

Qualifications

• Forte disponibilité pendant les séminaires en présentiel.
• Expérience internationale souhaitée.
• Autonomie et prise d'initiative.

Responsabilités

• Organiser et suivre les rendez-vous d’ingénierie et des réunions de coordination.
• Préparer et gérer les documents pour les séminaires.
• Valider la rémunération des intervenants et gérer la facturation.

Connaissances

Bilingue anglais-français

Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint)

Aisance dans l'utilisation d'outils digitaux (Zoom, MS Teams)

Sens du service client

Flexibilité et organisation

Formation

Formation Bac + 2 minimum

Description du poste

Responsable de programmes Executive Education (H/F)

Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d’HEC Paris partagent un esprit d’excellence, de curiosité et d’audace, qui nous permet d’être leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management.

Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l’expression de tous les talents au sein de notre école.

Nous attachons une importance particulière à l’épanouissement et au développement professionnels de nos collaborateurs. C'est pourquoi, dès l’arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l’intégration et l’immersion dans notre environnement multiculturel.

À vous qui souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement, partagez-nous votre parcours en postulant !

Au sein du pôle HEC Executive Education, le/la Responsable de programmes travaille avec l’équipe pédagogique et l’entreprise cliente pour mettre en œuvre des programmes de formation sur mesure de grande qualité. Il/elle gère plusieurs programmes en parallèle, intervient aux étapes de conception, de réalisation et de suivi de chacun d’entre eux et est garant(e) d’une expérience client réussie. Le/la Responsable coordonne les différentes parties prenantes afin d’assurer le déploiement fluide et mémorable des programmes.

Principales responsabilités

• Phase de Conception du programme
  • Organisation et suivi des rendez‑vous d’ingénierie et des réunions de coordination clients
  • Réservation des lieux de séminaire et des dates d’animation auprès des intervenants, et transmission des informations de paiement au service support back‑office
  • Saisie des informations de paiement dans l’outil de suivi budgétaire
• Phase de réalisation du programme
  • Préparation administrative et logistique des séminaires : formalisation et transmission des documents aux participants (programme, guidebook, liste des participants, convocations…)
  • Recueil et préparation des supports pédagogiques; coordination des intervenants pour un séminaire présentiel ou distant
  • Aide à la création d’un parcours digital dédié
  • Interface avec les hôtels et restaurants pour les réservations d’hébergement et de restauration
  • Organisation du séminaire (sur site HEC, lieu extérieur ou à distance) : agencement de la salle, configuration de la plateforme de connexion, accueil des participants, suivi personnalisé des besoins avant, pendant et après le programme
• Phase de suivi du programme
  • Saisie des évaluations et diffusion aux intervenants et à l’entreprise
  • Validation de la rémunération des intervenants
  • Facturation clients
  • Mise à jour du budget afin de maîtriser les coûts

Profil idéal

• Formation Bac + 2 minimum; bilingue anglais‑français avec expérience internationale
• Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et aisance dans l’utilisation d’outils digitaux (Zoom, MS Teams, etc.)
• Forte disponibilité, notamment pendant les périodes de séminaire en présentiel (soirs, week‑ends, jours fériés) et pour des déplacements à l’étranger
• Sens du service client, commercial et relationnel
• Esprit d’équipe, flexibilité, rigueur et organisation
• Autonomie et prise d’initiative
• Poste basé à Campus de Jouy‑en‑Josas (78) avec des déplacements à Paris et sur les sites où se déroulent les programmes en France et à l’étranger
• Disponibilité souhaitée : dès que possible

Avantages

• Plan d’épargne salariale (PEE et PERECO) avec abondement HEC
• 8 semaines de congé par an
• Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine après 6 mois de présence
• Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo
• Environnement de travail exceptionnel au sein d’un parc arboré
• Accès gratuit à la salle de sport (sur le campus), au learning center et aux événements du Campus
• Restaurant d’entreprise
• Parking gratuit
• Événements d’entreprise tout au long de l’année (conférences, Team‑days, ...)
• CSE : chèques vacances, chèques cadeaux, subvention sport/culture, etc.

Chaque candidature est étudiée avec soin. Si votre profil correspond à notre recherche, nous vous contacterons pour un premier échange téléphonique.

HEC Paris promeut la diversité sous toutes ses formes. En tant qu’employeur inclusif, nous accueillons et considérons les candidatures exclusivement sur la base des compétences professionnelles.