Responsable administratif adjoint en charge de la Coordination des formations

Université Paris Cité; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée recherche un Responsable administratif adjoint pour la Coordination des formations du Département universitaire de maïeutique. Ce rôle inclut la gestion des activités administratives et pédagogiques, le pilotage d'une équipe et la mise en œuvre de la formation continue pour les sages-femmes. Le candidat idéal a des compétences organisationnelles et juridiques. Rémunération selon la grille de la Fonction publique, possibilité de télétravail après adaptation.

Qualifications

• Bonnes connaissances des procédures liées aux relations internationales.
• Capacité à gérer les activités dans un calendrier complexe.
• Compétences relationnelles pour travailler en équipe.

Responsabilités

• Coordonner l’équipe de scolarité et assurer son fonctionnement.
• Développer et mettre en œuvre des procédures de gestion de la scolarité.
• Participer à l'organisation de la formation continue des sages-femmes.

Connaissances

Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur

Compétences juridiques

Capacités rédactionnelles

Communication et diplomatie

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent

Outils

Apogée

OSE

Word

Excel

Power Point

Description du poste

Référence 18605/intitulé du poste: Responsable administratif adjoint en charge de la Coordination des formations du Département universitaire de maïeutique H/F

RÉSUMÉ DU POSTE

Le responsable administratif adjoint en charge de la coordination de la formation assure le pilotage et la coordination des activités administratives et pédagogiques du département universitaire de maïeutique. Il travaille en étroite collaboration avec la vice-directrice formation du DUM.

Il encadre l’équipe de scolarité, en lien avec la responsable administrative, et veille à la bonne organisation du cursus des étudiants en maïeutique ainsi qu’à la mise en œuvre de la formation continue destinée aux sages-femmes.

Garant du respect des procédures et du cadre réglementaire, il contribue à la qualité du service rendu aux étudiants, aux enseignants et aux partenaires institutionnels.

Il participe également à la valorisation de la formation à travers la collecte de la taxe d’apprentissage et exerce le rôle de référent relations internationales du département, en lien avec la Faculté de Santé.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur.
• Offre de formation des diplômes de Santé
• Bonne culture administrative et juridique
• Principes et dispositifs de la formation continue.
• Logiciels de gestion (Apogée, OSE, outils bureautiques).
• Organisation et fonctionnement d’une équipe administrative.
• Dispositifs et procédures liés aux relations internationales.

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

Les missions nécessitent des compétences juridiques, organisationnelles, administratives et relationnelles. Le poste requiert une capacité d’adaptation au regard de la diversité des interlocuteurs et dans un contexte d’évolutions réglementaires et organizationnelles.

• Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel / Power Point, messagerie
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Capacités rédactionnelles
• Communiquer et faire preuve de diplomatie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent

Encadrement : oui

Conditions particulières d'exercice

Conditions d’exercice :

• Pics d’activités (rentrée et fin d’année universitaire) et déplacements ponctuels sur les autres sites de la Faculté de Santé
• Participation aux examens PASS-LAS/JPO/Salons

Le télétravail est possible après une période d’adaptation au poste, sous réserve de l’organisation et de l’intérêt du service.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Mission 1 : Coordination et pilotage de la scolarité

• Encadrer, animer et coordonner l’équipe de scolarité (2 agents).
• Assurer la répartition, l’organisation et la planification des tâches au sein du service.
• Accompagner les gestionnaires dans leurs missions et veiller à leur montée en compétences.
• Concevoir, élaborer et mettre en œuvre les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation.
• Faire appliquer le calendrier annuel des opérations de scolarité.
• Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données étudiantes.
• Superviser les paramétrages dans le logiciel Apogée (structures, MCC, règles de calcul, procès verbaux, relevés de notes).
• Participer à la production d’indicateurs, de bilans et de statistiques ; répondre aux enquêtes institutionnelles.
• Apporter un appui technique et réglementaire aux agents du service et leur fournir ressources et expertise.
• Contribuer à la prévention du contentieux étudiant.
• Participer aux réunions de coordination et aux groupes de travail en lien avec la Faculté de Santé et les services centraux de l’université.

Mission 2 : Formation continue des sages-femmes

• Participer au développement et à la mise en œuvre de la formation continue en lien avec la direction du département et le service universitaire de formation continue.
• Organiser le suivi administratif et financier des actions de formation sur les différentes plateformes (conventions, devis, inscriptions, attestations, bilans).
• Contribuer à la communication et à la promotion de l’offre de formation continue auprès des professionnels de santé.
• Participer à la démarche qualité (suivi des évaluations, indicateurs, bilans).

Mission 3 : Activités transversales

• Assurer la continuité activités en cas d’absence de la responsable administrative.
• Participer à l’organisation des événements liés à la scolarité (journées portes ouvertes, réunions d’information, soutenances, etc.).
• Participer à la gestion du paiement des vacataires sur la plateforme OSE.
• Contribuer à la valorisation de la formation en participant à la collecte et au suivi de la taxe d’apprentissage.
• Assurer le rôle de référent relations internationales du département, en lien avec la Faculté de Santé.
• Favoriser la communication interne et externe du service et participer à la diffusion d’une information fiable et actualisée.

Cette liste n’est pas exhaustive et restrictive. Le travail au sein du département implique la polyvalence sur les autres postes, autant que de besoin.

Rémunération : grille Fonction publique

Contrat : fonctionnaire en détachement 12 mois/ou CDD 12 mois pour les contractuels