Gestionnaire administratif relations aux familles

MAIRIE; Bouguenais; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une municipalité locale recherche un Gestionnaire administratif pour le service relations aux familles. Vous serez responsable de la gestion administrative des demandes des familles, de la coordination avec divers services et de l'archivage des dossiers. Une expérience significative dans les fonctions administratives et une bonne connaissance des collectivités sont requises. Le poste est en temps partiel (28h/semaine) avec un contrat à durée déterminée de 12 mois.

Prestations

Primes

Indemnité transports

Complémentaire santé

Qualifications

• 12 mois d'expérience dans un poste similaire.
• Bonne connaissance des collectivités territoriales.
• Maîtrise des règles relatives aux inscriptions scolaires.

Responsabilités

• Gérer le suivi administratif et les demandes des familles.
• Assurer le lien avec les services du conseil départemental.
• Réaliser le classement et l'archivage des dossiers.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

BP administration des fonctions publiques

Contrôler la conformité des données

Gestion administrative du courrier

Mettre en forme un document

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Word

Excel

Civil finances

3D Ouest

Description du poste

Offre n° 202QRMN
Gestionnaire administratif relations aux familles (H/F)

VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAILAu sein de la Direction Éducation - Enfance - Jeunesse, vous intégrez une équipe engagée au sein du service relations aux familles. Dans un contexte d'évolution des politiques publiques et des besoins des usagers, vous contribuez à la mise en œuvre de la politique municipale en assurant la gestion des PAI, le suivi administratif et les missions transversales du service Relations aux familles.VOS PRINCIPALES MISSIONSGérer le suivi administratif et les tâches communes au service Relations aux famillesTraiter les demandes des familles et assurer les encaissements : accueil physique, accueil téléphonique, mails, demande via ConcertoGérer les inscriptions du service et alimentation du logiciel ConcertoGérer le courrier et le parapheur du serviceParticiper à la création ou à la mise à jour des procédures du serviceOptimiser les achats de matérielsContribuer à la modernisation du fonctionnement du serviceContribuer aux évolutions du logiciel ConcertoRéaliser le classement et l'archivage des dossiersAssurer le suivi des dossiers PAI (temps scolaires, temps extrascolaires)Accueillir les usagers et constituer le dossierAssurer la diffusion auprès de l'ensemble des acteurs (responsable de site, directions école, ATSEM, responsable de restaurant, cuisine centrale, responsable d'animation, médecin scolaire)Assurer le lien avec les services du conseil départemental (CMS, PMI)Assurer le suivi de l'activité transports scolairesFaire le lien avec le responsable vie scolaire en charge de l'encadrement des accompagnateursAccompagner les familles dans l'inscription et réservation du transport scolaireRenseigner les usagers et transmettre les informations nécessaires au service communicationAssurer la gestion et le suivi de l'activité réceptionSuivi des demandes dans le logiciel 3DOuestTravailler en lien avec la référente de l'organisation des réceptionsPréparation, organisation et suivi des réceptionsTenir à jour le tableau de suivi des réceptions (budget)Contribuer à la mise à jour des outils liés à la réceptionVOS ATOUTS :BAC- Formation administrative et comptableBonne connaissance des collectivités territoriales et en particulier des règles de la comptabilité publiqueConnaissance du cadre réglementaire de l'accueil collectif de mineur, de l'essentiel du code de l'Education et du fonctionnement Ville/Education Nationale,Expérience significative sur des fonctions administratives, expérience en collectivité territorialeMaîtrise des règles relatives aux inscriptions scolaires réglementaires et localesMaîtrise des règles de la comptabilité publiqueMaitrise des logiciels bureautique Word, Excel et des logiciels métier : Civil finances, 3D Ouest, Hop-Place.Respect des règles de confidentialité, devoir de réserveRigueur, capacité d'organisation et à hiérarchiser les prioritésQualités relationnelles, sens de l'accueilVOS CONTACTSPINLOU Sophie, Responsable du service relations aux familles : 02 40 67 10 78M. BOUAMAMA Nabil, Gestionnaire parcours professionnel : 02 40 67 10 62

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 28H/semaineTravail en journée
Salaire

• Primes
• Indemnité transports
• Complémentaire santé
• A voir pendant l'entretien

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 12 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• BP administration des fonctions publiques Cette compétence est indispensable
• Contrôler la conformité des données Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Mettre en forme un document Cette compétence est indispensable
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Ouvrier spécialisé
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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