Assistant de direction

ARS Nouvelle-Aquitaine - Agence régionale de Santé; Nouvelle-Aquitaine; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une agence de santé régionale en Nouvelle-Aquitaine recherche un assistant de direction à temps partiel. Vous serez responsable de l'organisation des agendas, de la gestion des déplacements, et de la documentation (comptes rendus, rapports). Ce poste demande une bonne maîtrise des outils bureautiques, un excellent sens de la communication, et une aptitude au travail en équipe. Les candidatures sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Qualifications

• Connaissances en bureautique et outils collaboratifs.
• Compétences en communication et rédaction.
• Autonomie et capacité à organiser le travail.

Responsabilités

• Assurer l'organisation des agendas.
• Gérer les déplacements et la logistique des réunions.
• Rédiger comptes rendus et rapports.
• Participer à l'action de communication publique.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel

Gestion de l'information

Techniques de rédaction

Communication

Priorisation

Aptitude au travail en équipe

Réactivité, adaptabilité

Formation

Niveau 4A à 5A (nouvelle classification)

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante / assistant de direction

Nature de l'emploi

Service de direction, assistant à 50% en charge de la direction de la DD et du Département prévention, PCDS et santé mentale.

Statut du poste

Assistant(e) à temps partiel, logement à Bordeaux.

Description de la mission

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine, Direction: Délégation départementale de la Gironde, Rattachement: Direction et Département prévention, PCDS et santé mentale, Localisation: Bordeaux.

Le poste est un poste d’assistant à 50% auprès de la direction de la DD et à 50% au Département prévention, PCDS et santé mentale.

Objectif du poste : Placé(e) auprès de la directrice et de la directrice adjointe, d’une part, et du chef du Département prévention, PCDS et santé mentale, d’autre part, en binôme et en continuité avec l’autre assistant(e) de la direction et des autres assistant(e)s de la DD33, l’assistant(e) les assiste dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités des deux services en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Activités principales

• Assurer l’organisation des agendas
• Gérer les déplacements
• Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile
• Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels
• Assurer la gestion du courrier et gérer le circuit de signature sur le logiciel Elise
• Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle
• Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques
• Rédiger les relevés de décisions, les comptes rendus, les rapports, les courriers
• Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez-vous
• Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires
• Évaluer, signaler et orienter les urgences
• Assurer des fonctions de correspondant (par exemple lors de déplacements)
• Participer à l’action de communication publique de la délégation

Spécificités du poste / Contraintes

Contraintes horaires, travail en binôme avec un autre assistant(e) et organisation de la continuité d’activité avec les autres assistant(e)s de la délégation départementale.

Compétences requises

Connaissances

• Bureautique et outils collaboratifs
• Environnement administratif, institutionnel
• Gestion de l’information
• Techniques de rédaction

Savoir-faire

• Communiquer
• Concevoir un support, un document
• Prioriser
• Archiver
• Rendre compte
• Rédiger

Savoir-être

• Aptitude au travail en équipe
• Aisance relationnelle
• Disponibilité
• Autonomie
• Esprit d’initiative
• Sens du service public, rigueur, discrétion et loyauté
• Capacités d’organisation
• Réactivité, adaptabilité

Localisation du poste

Bordeaux, France, Nouvelle-Aquitaine, Gironde (33).

Critères candidat

SA: Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B)

Adjoint-e Administratif-ve (Catégorie C)

Niveau 4A à 5A (nouvelle classification)

Informations complémentaires

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.