Chargé(e) de gestion administrative - domaine des bâtiments - H/F

Département de la Haute-Savoie; Annecy; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département de la Haute-Savoie recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative pour rejoindre la Direction Bâtiments à Annecy. Le candidat idéal aura de solides compétences rédactionnelles et une bonne connaissance des procédures administratives. Il/elle sera responsable de rédiger des documents, suivre des projets et organiser des réunions tout en garantissant la qualité et les délais des procédures. Si vous êtes autonome et aimez travailler en équipe, n'hésitez pas à postuler avant le 04/08/2024.

Qualifications

• Très bonnes qualités rédactionnelles et d'expression orale.
• Connaissance des procédures administratives et outils informatiques.
• Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail.

Responsabilités

• Rédiger tous types de documents administratifs et préparer les dossiers.
• Assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques.
• Organiser et participer aux réunions de coordination.

Connaissances

Qualités rédactionnelles

Connaissances en procédures administratives

Capacité d'analyse

Rigueur

Description du poste

Chargé(e) de gestion administrative - domaine des bâtiments - H/F, Annecy

Département de la Haute-Savoie

Présentation du poste

Au sein de la Direction Bâtiments, vous accompagnez les services dans leurs démarches administratives afin d'optimiser la gestion de leur activité.

Vous mettez en oeuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité.

Vous prenez en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.

Missions principales

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable de l'Unité Coordination Administrative, et sous la responsabilité de la Direction Adjointe Maintenance et Exploitation du Patrimoine (DAMEP), vous serez amené(e) à:

- Instruire des dossiers:

o Rédiger tous types de documents administratifs: courriers, notes, délibérations, dossiers, en vue de leur présentation devant des autorités consultatives ou décisionnelles.

o Préparer les dossiers pour les instances.

o Optimiser la qualité et les délais des procédures, rédiger les procédures de gestion administrative.

o Classer et archiver les dossiers

- Suivre des projets et activités de la Direction Adjointe:

o Conseiller les responsables de la DAMEP.

o Signaler et rendre-compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier.

o Traiter le courrier entrant et sortant via le logiciel métier dédié.

o Assurer le suivi administratifde dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés, tels que: les déclarations de travaux, les groupes locaux, le suivi des conventions, les enquêtes travaux et équipements, etc.

o Renseigner des tableaux de suivi d'activités du service, établir des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques, et participer à la mise en place d'indicateurs de suivi.

- Organiser et participer aux réunions

Profil recherché

Compétences nécessaires :

Très bonnes qualités rédactionnelles et d'expression orale

Connaissances des procédures administrativeset des outils informatiques

Connaissance du cadre institutionnel, juridique, financier et budgétaire des collectivités territoriales (marchés publics entre autres)

Capacité d'analyse

Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail

Rigueur et sens de l'organisation

Vous êtes autonomie, force de proposition, pédagogue et savez faire preuve d'écoute active ?

Vous aimez également travailler en équipe et vous rendre disponible lorsque c'est nécessaire ?

Alors le Département attend votre candidature avant le 04/08/2024!