Assistante de direction/assistante de projet

Groupement Interprofessionnel de Proximité et de Santé; Tonnerre; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association de santé basée à Tonnerre recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour organiser les réunions, gérer les ressources humaines et assurer le suivi des actions de santé. Les responsabilités incluent la gestion des adhésions et des cotisations, ainsi que le soutien administratif divers. Idéal pour une personne avec de solides compétences organisationnelles et en communication. Le poste nécessite une bonne maîtrise des outils informatiques comme Word et Excel.

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative et organisationnelle.
• Compétences en gestion de projets et suivi des actions.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.

Responsabilités

• Organiser les conseils d'administration et assemblées générales.
• Suivre les adhésions et gérer les cotisations.
• Préparer et suivre les actions et réunions.

Connaissances

Organisation des réunions

Gestion comptable

Suivi des Ressources Humaines

Compétences informatiques

Communication claire

Outils

Word

Excel

Description du poste

Volet fonctionnement

• Organisation des réunions de Conseil d’Administration et Assemblées Générales de l’association : convocations et rappels, feuilles d’émargement, salle, petits fours, diffusion des comptes-rendus, suivi de la mise en application des orientations votées et déclarations officielles.
• Suivi des adhésions et cotisations.
• Gestion de diverses opérations comptables en lien avec le cabinet comptable et la commissaire aux comptes.
• Saisie des factures, suivi des comptes, règlement des fournisseurs.
• Suivi des Ressources Humaines : paies, mutuelles, médecine du travail en lien avec le cabinet comptable.
• Gestion des fournitures du service et matériels de bureau.
• Gestion du parc automobile.
• Traitement, mise en forme, classement et archivage de documents, rapports, courriers.
• Mise à jour des données et fichiers informatiques.

Volet appui au déploiement du projet de santé

• Accueil physique et téléphonique : réception, traitement et orientation des appels et messages téléphonique.
• Réponse, suivi du traitement et classement des messages mails.
• Tenue des agendas.
• Préparation et suivi des actions et réunions : réservation de salle, envoi invitations, émargement…
• Préparation des dossiers en lien avec les actions déployées et réunions : suivi de la mise en application des engagements de l’association.
• Prise de notes et rédaction de comptes-rendus.
• Mise à jour des données et fichiers informatiques.
• Réunir les pièces justificatives des missions déployées en réponse aux attentes de la CPAM.
• Suivi des subventions versées.
• Suivi des adhésions à la CPTS et envoi de justificatifs aux professionnels en réponse à leurs demandes.
• Suivi des prêts de matériel dédié aux actions de santé.
• Relecture de documents officiels.
• Indemnisation des professionnels de santé.
• Planification, suivi et priorisation des actions à mener.
• Suivi de déploiement d’actions simultanées à court, moyen et long terme.
• Maitrise des outils informatiques (word, excel…).
• Communication régulière, claire et concise.
• Utilisation des outils de traitement de texte.
• Utilisation d’une boite mail.