ASSISTANT TECHNIQUE & ADMINISTRATIF (H/F)

SEGIC INGENIERIE; Nice; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise d'ingénierie à Nice recherche un employé qualifié pour un poste administratif. Le candidat idéal gérera l'accueil, le standard téléphonique, la facturation et la mise à jour de documents. Une expérience de 3 ans en secrétariat est requise. La rémunération varie entre 1900 et 2100 euros brut par mois sur 13 mois.

Prestations

Primes

Intéressement / participation

Qualifications

• Expérience de 3 ans requise.
• Compétences en secrétariat et administration indispensables.

Responsabilités

• Gestion de l'accueil et des communications téléphoniques.
• Suivi des appels d'offres et des candidatures.
• Facturation externe et suivi des paiements.

Connaissances

Classer des documents

Effectuer le suivi des commandes, la facturation

Elaborer des tableaux de bord

Imprimer des documents techniques

Mettre à jour un dossier, une base de données

Méthode de classement et d'archivage

Procédures d'appels d'offres

Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Techniques de communication orales, écrites et numériques

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat ingénieur

Description du poste

Description

Contrat : CDI, à temps partiel, 80% (28h hebdo) ou temps plein (35h hebdo). Rattachement : Chef de l'agence Méditerranée. Basé(e) au sein de l'agence de Nice, vous prendrez en charge les missions suivantes.

Responsabilités

• L'accueil physique : annoncer les visiteurs, gérer l'accès aux bureaux.
• La gestion d'une ligne de standard : accueil téléphonique, identification des appels, filtrer les appels, transmettre les communications, prendre les messages, orienter et renseigner.
• La gestion du courrier entrant/sortant : affranchissement, distribution, enregistrement, y compris colis.
• Vous participez à la constitution des dossiers d'appels d'offres et au suivi des candidatures, en lien avec nos partenaires, ainsi que la rédaction des pièces de prix. Vous assisterez le porteur de l'offre pour le suivi du planning de l'offre, tant en interne qu'en externe.
• Vous réaliserez la facturation externe liée aux besoins de l'agence sur notre ERP, en lien avec les équipes et les partenaires. Vous assurerez le suivi de règlements et effectuerez les relances nécessaires auprès de nos clients.
• Vous mettez en forme les documents sous pack office.
• Vous participez à la mise à jour régulière des CV et références de l'agence.
• Vous procédez à l'archivage des opérations terminées sur le serveur.
• Vous assurez la gestion et le suivi des éléments de qualité au sein de l'agence (mise à jour du tableau de suivi des opérations, revues d'appels d'offre et d'opérations).
• Vous assurez la gestion de dossiers administratifs d'affaires (contrats, courriers, factures, avenants, etc.) et des archives papier et numériques de l'agence.
• Vous participerez à l'alimentation du portail (intranet) de la société avec la documentation technique de l'agence.
• Vous réaliserez la commande de fournitures et d'EPI de l'agence.
• Vous serez en charge de l'organisation des voyages des collaborateurs de l'agence.
• Des travaux de secrétariat : saisie et mise en forme de courriers et de tableaux informatiques, classement, archivage, téléchargements de dossiers.
• Un appui technique de l'équipe pourra vous être demandé : prise de rendez-vous, analyses d'offre, bordereaux d'envois, bons de commande.
• Votre dynamisme, vos qualités relationnelles et votre sens du service vous conduiront à faire évoluer le contenu et l'intérêt des missions qui vous seront confiées.
• Cette description n'est toutefois pas limitative.

Rémunération et avantages

Rémunération : Selon profil et expérience sur 13 mois.

• Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros à 2100.0 Euros sur 13.0 mois
• Primes
• Intéressement / participation

Déplacements : Jamais

Profil et expériences

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat ingénieur. Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation Cette compétence est indispensable
• Elaborer des tableaux de bord Cette compétence est indispensable
• Imprimer des documents techniques Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Méthode de classement et d\'archivage Cette compétence est indispensable
• Procédures d\'appels d\'offres Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d\'activité Cette compétence est indispensable
• Techniques de communication orales, écrites et numériques Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d\'autonomie
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d\'activité : Ingénierie, études techniques

Bureau d\'Etudes et d\'Ingénierie, 80 personnes, 9 M de chiffre d\'affaires. Secteur: Ingénierie des infrastructures routières et d\'assainissement. Mme KARINE BONNET