Assistant-e de service

INRIA; Palaiseau; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de recherche recherche un(e) assistant(e) de service à Palaiseau pour apporter un soutien administratif aux fonctions support. Vous organiserez les déplacements, gérerez les budgets et assurerez la communication interne. Les candidats doivent maîtriser les outils bureautiques et faire preuve de rigueur. Des avantages intéressants sont offerts, incluant un bon nombre de congés et des possibilités de télétravail.

Prestations

Restauration subventionnée

Transports publics remboursés partiellement

7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT

Possibilité de télétravail

Accès à la formation professionnelle

Qualifications

• Maîtrise du Pack Office, de l'internet et des outils de messagerie.
• Capacité à prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Expérience en organisation d'événements et de réunions.

Responsabilités

• Assister les responsables dans les tâches administratives.
• Organiser des déplacements en France et à l'étranger.
• Gérer et suivre les budgets des services.

Connaissances

Maîtriser les outils de bureautique et informatiques

S’organiser en fonction des priorités

Planifier et suivre des dossiers

Appliquer les procédures administratives

Être autonome

Travailler en équipe

Description du poste

Contexte et atouts du poste

Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistant (e) de service exerce ses missions auprès d’un ou plusieurs services des fonctions support du centre Inria de Saclay, sous l'autorité hiérarchique de la direction générale du centre Inria de Saclay.

Mission confiée

L’assistant(e) de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services- support. Il (elle) contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives. Il (elle) facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.

Principales activités

Secrétariat :

• Organiser les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,).


• Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données. Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.

Organisation et gestion administrative auprès des services de son périmètre :

• Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …


• Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).


• Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.


• Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,).

Compétences

Savoir-faire

• Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)


• S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service


• Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets. Prendre des notes et rédiger des comptes rendus


• Mettre en œuvre les techniques de reporting. Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord. Mettre en œuvre les techniques budgétaires


• Appliquer les procédures administratives


• Constituer un fond documentaire et un réseau d’interlocuteurs

Savoir-être

• Être disponible et à l’écoute


• Être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, …)


• Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)


• Travailler en équipe


• Être rigoureux(se)


• Respecter la confidentialité


• Faire preuve de créativité et être force de proposition

Avantages

• Restauration subventionnée


• Transports publics remboursés partiellement


• Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d\'autorisations d\'absence exceptionnelle


• Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail


• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d\'Inria)


• Accès à la formation professionnelle

Rémunération

Rémunération selon expérience professionnelle (contractuels) ou grilles statutaires (fonctionnaires)