Assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances H / F

SPIE Groupe; Pontoise; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise leader dans les services multi-techniques recherche un(e) assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances. Vous serez chargé(e) de la gestion des agendas, du suivi des factures et de la mise à jour des données administratives. Le candidat idéal aura plus de 10 ans d'expérience en assistanat, de préférence dans un environnement juridique. La maîtrise de l'anglais est indispensable.

Qualifications

• Plus de 10 ans d'expérience en assistanat de direction.
• Expérience idéale dans un environnement juridique et/ou d'assurances.
• Maîtrise parfaite de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.

Responsabilités

• Gestion des agendas et des déplacements.
• Suivi des abonnements et des courriers.
• Suivi et contrôle des factures.

Connaissances

Gestion des priorités

Rigueur

Organisation

Communication en anglais

Outils

IFS

Diligent

Description du poste

Overview

SPIE est le leader européen indépendant des services multi-techniques dans les domaines de l'énergie et des communications. Nos 55 000 collaborateurs sont engagés pour réussir avec nos clients la transition énergétique et la transformation numérique.

SPIE a réalisé, en 2024 un chiffre d'affaires consolidé de 9,9 milliards d'euros et un EBITA consolidé de 712 millions d'euros.

Missions

Missions de l'assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances :

Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc…), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)…

Gestion des agendas

Correction et mise en page de documents, courriers, présentations (en anglais et en français).

Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d'administration), conventions annuelles, …

Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT).

Suivi des abonnements de la DJA

Réception de courriers / dépôts d'actes d'huissiers : affaires / contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d'un tableau Excel).

Mise à jour du site intranet du Groupe.

Missions plus particulières

Budget

• Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
• Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)

Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques).

Gouvernance

• Co-administrateur de l'outil documentaire du Conseil d'administration : Diligent
• Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
• Convocations des membres des Conseils d'administration
• Registre de présence
• Suivi des traductions des PV des Conseils d'administration
• Transcription des PV Boards et AG sur les registres
• Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
• Gestion des notes de frais des administrateurs

Liste des initiés du Groupe

• Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
• Suivi des courriers d'entrées / sorties

Vous possédez plus de 10 ans d'expérience en assistanat de direction, idéalement dans un environnement juridique et / ou d'assurances.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous excellez dans la gestion des priorités et le respect des délais.

Vous maîtrisez parfaitement l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.