Assistant(e) de direction SD5/SD8* H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entité gouvernementale française recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir les sous-directions. Le candidat doit posséder un bon niveau de français, faire preuve d'autonomie et de rigueur, et être à l'aise avec les outils bureautiques. Ce rôle implique l'accueil des agents, l'organisation des réunions et le suivi des documents administratifs. Des compétences relationnelles solides et une bonne maîtrise de la confidentialité sont cruciales.

Prestations

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience en assistanat de direction appréciée.
• Capacité à respecter la confidentialité.
• Compétences en bureautique essentielles.

Responsabilités

• Assistance aux sous-directeurs et organisation des réunions.
• Gestion des appels téléphoniques et accueil des agents.
• Archivage et classement des documents.

Connaissances

Qualités relationnelles

Rigueur

Proactivité

Autonomie

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

Outlook

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

La Direction du budget (DB) est une direction phare du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, un ministère engagé au service d’une économie forte et durable. Elle propose au Gouvernement la stratégie pluriannuelle en matière de finances publiques, prépare le budget de l’État et procède à l'élaboration des projets de lois de finances, en s’efforçant de trouver les marges de manœuvre nécessaires au financement des priorités du Gouvernement. Elle propose également des réformes et des économies structurelles pour maîtriser la dépense publique, participe à l’élaboration de la politique économique et financière et incite à l’amélioration de la gestion publique.

En intégrant la direction du budget, vous partagerez ses valeurs de cohésion d’équipe, de responsabilité, d’exigence et d’agilité.

Description du poste

Au sein de secrétariat mutualisé des sous-directions SD5 et SD8, vous êtes en charge de l'assistance de deux sous-directions, en équipe avec une autre assistante. Vous êtes rattaché(e) à deux sous-directeurs.

Vous assurez plusieurs rôles :

1. Accueil et d'aiguillage des agents et des invités:
   • accueil physique des agent(e)s et interlocuteurs(trices) de la direction ;
   • accueil des nouveaux(velles) arrivant(e) ;
   • filtrage et transfert des appels téléphoniques.
2. Transmission de connaissance et de relais d'information:
   • formation/pédagogie sur certains outils métiers (principalement notre outil de gestion documentaire / parapheur électronique Siged+) ;
   • transmission et suivi des dossiers formalisés ;
   • enregistrement et distribution des courriers quotidiennement collectés par le BDOAC ;
   • capitalisation des connaissances : centralisation des fiches établies par les agents partants.
3. Organisation et préparation des réunions pour l'encadrement des deux sous-directions:
   • impression et consolidation des exemplaires papier des dossiers présentés à la Directrice du budget par les deux sous-directeurs, leurs deux adjoints et les six chef(fe)s de bureau ;
   • préparation des réunions ;
   • bonne tenue des réunions interministérielles (présence des bureaux, comptes rendus).
4. Archivage et de classement :
   • distribution, classer et archiver les courriers et documents.
   • organiser les agendas en lien étroit avec les sous-directrices, dans un souci d'optimisation de leurs déplacements, et de facilitation générale de leur travail.
5. Rôle de relecture :
   • constitution, suivi et contrôle des dossiers dématérialisés (notes, etc.) / vérification et mise en forme des documents sur demande des sous-directeurs, leurs deux adjoints et des six chef(fe)s de bureau.
6. Rôle de relais RH :
   • être le relais du BRH pour transmettre des informations, centraliser des demandes ou informer le BRH sur des thématiques variées. (ex : suivi RGPD, congés des agents, etc.) ;
   • suivre les présences et les congés : les chef(fe)s de bureau et sous-directeurs peuvent déléguer dans SIRHIUS, sous leurs responsabilité, la gestion des congés de leurs de congés pour relancer les valideurs ou demander aux agent(e)s de programmer leurs prévisions de congés.

Conditions d'exercice particulières

Vous travaillez en équipe, dans un secrétariat mutualisé en bureau partagé. Il peut y avoir ponctuellement des pics d'activité liés au calendrier budgétaire.

Description du profil recherché

Agent de catégorie B ou C expérimenté.

Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles pour interagir avec vos collègues et avec des interlocuteurs de tout niveau, et avez le sens du service et de l'équipe.

Vous êtes rigoureux(se), pro-actif(ve) et doté(e) d'une bonne autonomie.

Vous savez respecter la confidentialité des échanges et faire preuve de discrétion.

Vous avez un bon niveau de français (grammaire, orthographe) vous permettant d'avoir un œil avisé lors des relectures de notes.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (notamment la prise de rendez-vous sous Outlook) et logiciels métiers.

Enfin, vous avez à cœur de faciliter la vie professionnelle des deux sous-directeurs et de leurs équipes dans un esprit constructif et êtes motivé(e) pour rejoindre notre environnement au cœur des décisions de l'État.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un projet, une démarche
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Maîtrise de soi

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

1° et du 3° de l’art. L332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

139, rue de Bercy - 75012 Paris

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre

Anita DUSSAUGE, adjointe à la cheffe de bureau RH - [e-mail]