Assistant de site H/F

GEPSA; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de facility management recherche un(e) candidat(e) en charge de la gestion administrative et des ressources humaines à Aix-en-Provence. Vous serez responsable de divers aspects tels que la gestion des commandes, le suivi des ressources humaines, et l'organisation des réunions. Le candidat idéal possède une formation en assistanat, maîtrise le Pack Office et fait preuve de polyvalence et de rigueur.

Prestations

Ticket restaurant : 10€

Prime sur objectifs de performance

Mutuelle de groupe familiale

Avantages CSE (à partir de 6 mois d’ancienneté)

Qualifications

• Casier judiciaire vierge exigé.
• Expérience dans un poste similaire appréciée.
• Discrétion et bienveillance requises.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat et les communications.
• Assurer le suivi des ressources humaines et des formalités.
• Établir des reportings mensuels et annuels.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques (Pack Office)

Gestion du personnel

Polyvalence

Rigueur

Qualités rédactionnelles

Formation

Formation niveau 5 en assistanat ou gestion

Description du poste

GEPSA répond aux appels d’offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l’Intérieur et autres Administrations Publiques.

GEPSA participe au fonctionnement d’établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l’immeuble (maintenance, nettoyage…), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l’insertion (ateliers de production, orientation et formation professionnelle).

Chiffres clés : CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France

Vos Missions seront les suivantes

Gestion administrative du site et des services :

• Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de documents)
• Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus
• Jouer le rôle d’interface entre le siège et le site
• Établir des reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès de l’Administration, ainsi que le suivi de l’historique des interventions
• Suivre les commandes d’investissement, les commandes de l’Accueil Famille et du Transport dans le respect du budget
• Négocier les tarifs avec les fournisseurs
• Suivre la facturation et les relances fournisseurs
• Établir des devis et des factures pour l’AP et les déposer sur Chorus. Suivre le paiement des factures.

Suivi des Ressources Humaines

• Être le/la référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion des processus de recrutement)
• Ambassadrice Santé Sécurité du site
• Assurer la mise en œuvre du plan de formation pour les salariés du site
• Participer au recrutement des intérimaires et au suivi des candidatures
• Reporting des données intérim sur SharePoint et suivi de la facturation
• Jouer le rôle d’interface entre les services

Profil de candidat recherché

Prérequis :

• Casier judiciaire vierge
• Formation niveau 5 en assistanat ou gestion et/ou expérience dans un poste similaire
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office)
• Connaissances en gestion du personnel
• Qualités rédactionnelles

Savoir-être :

• Polyvalence
• Rigueur
• Bienveillance
• Discrétion

Organisation du travail

• Du lundi au vendredi, de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00
• Repos le week-end

Rémunérations et avantages

• Statut : Agent de maîtrise
• 37 heures hebdomadaires avec 1 RTT par mois
• Ticket restaurant : 10€ (60% part employeur / 40% part salarié)
• Prime sur objectifs de performance : 0% à 5%
• Prime de participation et d’intéressement (en fonction du résultat de l’entreprise)
• Mutuelle de groupe familiale
• Avantages CSE (à partir de 6 mois d’ancienneté)
• Perspectives d’évolution

Vous souhaitez nous rejoindre ?

Voici le processus de recrutement

• Premier point à distance (téléphonique / Teams)
• Entretien avec le manager de site
• Visite du site

GEPSA œuvre pour l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Au-delà de vos expériences, c’est votre sens de l’engagement et du service qui feront la différence.

Compétences

Maintenance