Assistant de direction des affaires réservées (F/H)

Région Normandie; Caen; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité régionale recherche un(e) Assistant(e) de direction des affaires réservées pour traiter le courrier et assurer le suivi des décisions du Président. Le candidat idéal doit maîtriser le logiciel OSCAR et posséder des qualités rédactionnelles exemplaires. Ce poste nécessite également une grande discrétion et une bonne gestion des priorités, dans un environnement exigeant.

Qualifications

• Qualités rédactionnelles exemplaires.
• Connaître le fonctionnement et les compétences de la collectivité régionale.
• Maitriser le processus de gestion du courrier.

Responsabilités

• Traiter le courrier réservé du Président.
• Assurer le suivi des courriers signalés.
• Rédiger des courriers non relèvant des compétences de la collectivité.
• Accueillir et conseiller par téléphone.

Connaissances

Qualités rédactionnelles exemplaires

Connaissance du fonctionnement des collectivités

Maitrise des outils bureautiques

Réactivité

Gestion des priorités

Discrétion et respect de la confidentialité

Sens de l'écoute

Outils

Logiciel OSCAR

Description du poste

Le Cabinet du Président assure une information et un conseil efficace aux élus dans leurs décisions et arbitrages attendus. Il prépare les interventions et déplacements du Président et des élus sur la base des éléments recueillis auprès des services et conformément aux arbitrages rendus.

Il contribue à la mise en œuvre des arbitrages rendus et décisions prises compte-tenu du contexte, de la politique régionale et des lignes directrices de l'action de l'Administration.

Il participe à la définition de la stratégie de communication de la Région, et gère l'organisation et l'animation de manifestations et événements à l'initiative, ou menés en partenariat avec la Région.

L'Assistant de direction des affaires réservées aura pour missions de :

• Traiter le courrier réservé du Président;
• Assurer le suivi des courriers signalés ;
• Rédiger des courriers qui ne relèvent pas des compétences de la collectivité et assurer leur suivi ;
• Assurer l'accueil et le conseil téléphonique du pôle ;
• Anticiper et alerter en cas de besoin.

Activités attendues sur le poste

• Répondre aux demandes d'information liées aux courriers (arrivée et départ) ;
• Utiliser parfaitement le logiciel OSCAR ;
• Suivre et gérer le tableau des courriers signalés.

Connaissances et compétences attendues

• Disposer de qualités rédactionnelles exemplaires ;
• Connaître le fonctionnement et les compétences de la collectivité régionale ;
• Connaître les collectivités territoriales et organismes extérieurs ;
• Maîtriser les outils bureautiques ;
• Maîtriser le logiciel OSCAR ;
• Maîtriser le processus courrier et toutes ses composantes ;
• Faire preuve de réactivité ;
• Savoir gérer les priorités ;
• Être rigoureux ;
• Faire preuve de discrétion et connaitre les règles de confidentialité,
• Avoir le sens de l'écoute.