Assistant / Assistante de direction (H/F)

HETEP-IAOUT SERVICES; Saint-Denis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise d'aide à domicile en Île-de-France recherche un(e) Assistant(e) de direction pour gérer l'agenda et les plannings, organiser des réunions et communiquer avec les clients. Le candidat idéal aura une expérience de 3 ans en gestion administrative et maîtrisera les outils bureautiques. Ce poste offre un environnement de travail stimulant au sein d'une entreprise en pleine croissance.

Qualifications

• Expérience de 3 ans en gestion administrative requise.
• Animer et coordonner une équipe avec autonomie.
• Gérer les priorités et respecter les délais.

Responsabilités

• Organiser les rendez-vous et les déplacements du Directeur Général.
• Gérer les courriers et rédiger des documents.
• Communiquer avec clients et fournisseurs.
• Préparer des réunions et suivre les budgets.

Connaissances

Connaissance des techniques de gestion administrative

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité rédactionnelle

Connaissance des processus administratifs

Gestion du stress

Communication

Organisation et gestion du temps

Rigueur et attention aux détails

Esprit d'initiative

Discrétion et confidentialité

Outils

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Logiciel interne de gestion

Description du poste

Overview

Assistant / Assistante de direction (H/F) – Offre n° 197ZMCH

Conseil: Cette fiche décrit le rôle d’un(e) assistant(e) de direction travaillant au sein d’un service d’aide à domicile, avec une polyvalence administrative et une interaction avec des clients, fournisseurs et équipes internes.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et des plannings: organiser les rendez-vous, réunions et déplacements du Directeur Général; préparer et suivre les dossiers stratégiques (rapports, présentations, comptes-rendus).
• Confidentialité et gestion des priorités: traiter les informations sensibles avec discrétion; anticiper les besoins du dirigeant pour optimiser son efficacité.
• Traitement administratif: gérer les courriers et courriels; rédiger des documents confidentiels; assurer la gestion des demandes (congés, absences, réclamations); suivre et mettre à jour les bases de données.
• Interface interne et externe: communiquer avec les clients, fournisseurs, partenaires et équipes internes; filtrer les appels téléphoniques et gérer les visiteurs.
• Organisation logistique: préparer des réunions, séminaires ou événements professionnels; superviser la diffusion des informations importantes au sein de l'entreprise.
• Support aux projets: suivre les budgets et le reporting; assister à la gestion de projets et mettre à jour le site internet en collaboration avec le pôle communication.

Compétences techniques requises

• Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Capacité rédactionnelle avérée pour la rédaction de comptes-rendus et documents officiels.
• Connaissance des processus administratifs et opérationnels dans le secteur des services à la personne.

Sofskills indispensables

• Gestion du stress: capacité à travailler dans un environnement exigeant et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Communication: excellentes compétences relationnelles à l'oral et à l'écrit.
• Organisation et gestion du temps: sens aigu de l'organisation pour prioriser les tâches et respecter les délais.
• Rigueur et attention aux détails: souci du détail pour assurer la qualité des documents et des processus.
• Esprit d'initiative: capacité à anticiper les besoins et proposer des solutions.
• Discrétion et confidentialité: capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.

Hardskills indispensables

• Utilisation du pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Utilisation des outils technologiques et logiciel interne de gestion.

Ce que nous offrons

Un poste clé au sein d'une entreprise en pleine croissance dans le secteur des services à la personne. Environnement de travail stimulant et collaboratif.

Profil souhaité

• Expérience: 3 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Animer, coordonner une équipe – Cette compétence est indispensable
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire – Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité – Cette compétence est indispensable
• Collecter et analyser des données, des informations – Cette compétence est indispensable
• Droit du travail – Cette compétence est indispensable
• Définir une stratégie de communication – Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier – Cette compétence est indispensable
• Organiser la logistique des recrutements et des formations – Cette compétence est indispensable
• Piloter une activité – Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités – Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information – Cette compétence est indispensable
• Assurer un accueil téléphonique
• Gérer un planning
• Méthode de classement et d'archivage
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser et contrôler un approvisionnement
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Réaliser une veille documentaire
• Techniques de numérisation
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Accueil ou accompagnement sans hébergement d'adultes handicapés ou de personnes âgées

Employeur

50 à 99 salariés

HIS est une structure d'aide à domicile dont le siège est établi en Île-de-France. Créée voici près d'une dizaine d'années et comportant plus d'une centaine de salariés, notre structure propose des services à la personne tels que la garde d'enfants, le ménage, l'accompagnement de séniors, ou encore l'accompagnement de personnes en situation de handicap, cette dernière spécialité constituant le noyau dur de notre métier.

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