Assistant / Assistante de direction (H/F)

MAIRIE; Riedisheim; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie locale à Riedisheim recherche un(e) Assistant(e) de direction pour soutenir le Maire et le Directeur Général. Vous serez responsable de l'organisation de leur agenda, de la rédaction de documents administratifs, et du suivi des projets. Une expérience de 2 ans en gestion administrative est requise, ainsi qu'un Bac+2 en secrétariat. Ce poste est en CDD de 36 mois, avec un salaire compris entre 2000 et 2800 euros brut par mois.

Prestations

Ordinateur portable

Complémentaire santé

Indemnité transports

Qualifications

• 2 ans d'expérience dans un rôle administratif.
• Formation en secrétariat ou assistanat de direction requise.

Responsabilités

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous.
• Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus.
• Assurer le suivi des projets et du budget.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Collecte d'informations

Gestion du courrier

Planification des tâches

Rédaction de comptes rendus

Formation

Bac+2 ou équivalent en Secrétariat

Description du poste

Offre n° 198HJMT — Assistant / Assistante de direction (H/F)

Vous serez placé.e sous l'autorité du Directeur général des services pour lui apporter une aide permanente en termes d'organisation, de communication, d'information et de suivi des dossiers et vous assurerez les missions suivantes :

Missions

• Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des services
  • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur général et du Maire
  • Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
  • Organiser les déplacements
• Organisation et planification des réunions
  • En concertation avec le Directeur général et/ou le Maire, rédiger les ordres du jour des réunions de Direction générale, Comité de direction, Bureau municipal et Conseil Municipal et préparer les dossiers afférents
  • Transmettre les documents nécessaires à la tenue des réunions en respectant les procédures, délais et règles de confidentialité
  • Rédiger les comptes rendus
  • Organiser la logistique des réunions (réservation des salles, mise à disposition de matériel)
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs
  • Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
• Suivi des projets et activités du service
  • Assurer le suivi budgétaire des activités du service
  • Contribuer à élaborer un bilan annuel de l'activité des services de la collectivité
• Accueil téléphonique, physique, gestion du courrier
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
  • Enregistrer et diffuser via la GED le courrier entrant (courrier papier et boite mail mairie)
  • Assurer le suivi de la circulation des parapheurs
• Appliquer le Charte Marianne pour l'accueil du public
  • Garantir un service public de qualité
  • Offrir une relation de proximité
  • Acueillir le public avec humanité

Informations contractuelles et avantages

Type de contrat : CDD - 36 Mois
Contrat travail : Durée du travail 36H/semaine
Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2000.0 Euros à 2800.0 Euros sur 12.0 mois
• Ordinateur portable
• Complémentaire santé
• Indemnité transports

Déplacements : Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• 24 Mois – Cette expérience est indispensable

• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction – Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Collecter et analyser des données, des informations
• Gestion administrative du courrier
• Gérer un planning
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Relayer de l'information
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

100 à 199 salariés

8ème Ville du Haut-Rhin, au cœur de l'attractivité de l'Agglomération Mulhousienne, Riedisheim est pleinement engagée dans une dynamique de projets conciliant urbanité et environnement. Nature, culture, commerces, services, associations sont les marqueurs forts de Riedisheim, ville recherchée pour sa qualité de vie. L'action des élus et l'implication quotidienne des services, coordonnées par la Direction générale des services, contribuent fortement à ce bien-vivre ensemble.

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