Assistant administratif & pédagogique F/H

Ionis-STM, école de double compétence; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école spécialisée à Paris recherche un administrateur pour soutenir les équipes pédagogiques et assurer le suivi des étudiants. Le candidat idéal doit maîtriser les outils informatiques et avoir une connaissance de l'environnement d'enseignement supérieur. Un bon esprit d'équipe et de l'organisation sont essentiels pour ce rôle.

Qualifications

• Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office.
• Connaissance de l'environnement des établissements d’enseignement supérieur.
• Utilisation des ENT/intranets professionnels.

Responsabilités

• Support à la direction et aux admissions.
• Mise en place et suivi des contrats d’alternance.
• Suivi des étudiants et de l'émargement.
• Suivi général de la qualité et préparation aux audits.

Connaissances

Aisance avec les outils informatiques

Connaissance de l'environnement d'enseignement supérieur

Utilisation des ENT/intranets

Outils

Pack Office

Google Forms

Excel

Teams

Word

PowerPoint

Description du poste

Overview

Ionis School of Technology and Management est une école qui forme des experts à double compétence dans les Biotechnologies, l'Energie, l'Informatique et le Digital, grâce à une offre de formations intégrées sur le plan technique et managérial. Elle est destinée aux étudiants, de niveau Bac+2 à Bac+8, souhaitant poursuivre ou compléter leur formation initiale et obtenir les compétences professionnelles et métiers indispensables pour intégrer le marché du travail à un niveau de cadre.

Responsibilities

• Missions globales
  • Support à la direction, à la pédagogie et aux admissions
  • Accueil, appels téléphoniques, prises de rendez-vous auprès des : étudiants, intervenants, visiteurs, candidats...
  • Lancement de certains cours
  • Suivi de devis, prises de commandes
  • Traitement et suivi des questions liées à la qualité et au règlementaire : Qualiopi
• Stages/alternance et relations entreprises
  • Réception et vérification des demandes, transmission aux responsables pédagogiques
  • Mise en place et suivi des contrats d’alternance (professionnalisation et apprentissage)
  • Elaboration des conventions de stage, édition et envoi des documents aux parties prenantes
  • Préparation et organisation du/des forum(s) entreprises
  • Envoi des CV books
  • Facilitation des partenariats avec les entreprises
  • Travail sur les enquêtes
• Suivi de la facturation et de la paie des intervenants
  • Edition des contrats et des bons de commande pour les interventions
  • Centralisation, vérification et archivage des factures
  • Transmission des factures au service comptable pour mise en paiement et pointage des heures effectuées par chaque intervenant
  • Transmission des contrats et éléments de paie des intervenants à la comptabilité
  • Traitement des réclamations des intervenants
• Suivi des étudiants
  • Préparation des rentrées et entretiens administratifs
  • Envoi des courriers, attestations, certificats et bulletins de notes
  • Assurer le lancement des cours, projets et événements pédagogiques
  • Suivi de l’émargement et suivi des présences, absences et retards
  • Saisie des notes, préparation de jury
  • Suivi et gestion de la VAE
  • Gestion des réinscriptions
  • Gestion des inscriptions aux activités annexes (sportives, etc.)
  • Soutien à la vie étudiante et associative
• Suivi de la qualité
  • Suivi général de la qualité
  • Organisation de la préparation aux audits Qualiopi
  • Réponses aux enquêtes administratives et traitement des contraintes règlementaires
• Suivi administratif des intervenants
  • Complétion et suivi des dossiers administratifs des intervenants
  • Enregistrement au rectorat des intervenants

Qualifications

• Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, Word, PowerPoint, …)
• Connaissance de l'environnement des établissements d’enseignement supérieur
• Utilisation des ENT/ intranets professionnels

Qualities

• Aisance relationnelle, cordialité avec les étudiants et les professeurs
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Travail en équipe
• Prise d'initiative

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.