Assistant Administratif H / F

Voluntae; Vanves; Sur place; EUR 34 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services cherche un(e) responsable administratif(ve) à Paris. Vous aurez pour missions la gestion des demandes administratives et des contrats d'assurances, ainsi que l'organisation de la flotte automobile. Le candidat doit justifier d'une expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire et maîtriser les outils bureautiques. La rémunération est comprise entre 34 et 38 K€ brut fixe annuel.

Qualifications

• Expérience confirmée (minimum 5 ans) sur un poste similaire.
• Présentation soignée, excellent sens de l'accueil et du service.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Assure la collecte et l'envoi de demandes administratives.
• Gère la flotte automobile du groupe.
• Coordonne avec le prestataire informatique sur l'inventaire.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Aisance relationnelle

Excellentes capacités rédactionnelles

Outils

Outlook

Word

Excel

Zoom

Teams

Description du poste

Overview

Les missions de ce poste : Sous la supervision du Directeur Administratif et financier, vos missions seront les suivantes :

• Assure la collecte, la mise à la signature et l'envoi de toutes les demandes administratives
• Assure le suivi et la souscription des contrats d'assurances du groupe auprès du courtier (hors assurance dommage d\'ouvrage et travaux)
• Gère la partie administrative des sinistres (suivi des délais, coordination, prise de rdv)
• Gère la collecte et l'archivage contrats fournisseurs des achats GROUPE (siège / holdings et filiales) : collecte des contrats et tableau de suivi en vue de reconduction ou résiliation des contrats en coordination avec les managers des hôtels
• Gère la flotte automobile du groupe, à savoir collecte des contrats de location ou crédit-bail des collaborateurs, gestion des cartes grises et assurance des véhicules, maintenance (rappel des contrôles techniques et entretien, commande vignette crit air), suivi des contrats (alerte sur la fin d\'engagement, rachat du véhicule ou reconduction d\'un nouveau contrat)
• Gère la rédaction et le suivi de l'exhaustivité des contrats « internes » permettant la correcte gestion du Groupe (notamment prestations de services, trésorerie, avance C / C)
• Assure l'archivage structuré de l'exhaustivité des documents juridiques et administratifs du Groupe et également approbation des comptes, greffes
• Collecte le besoin et prépare des commandes de fournitures de bureau ou de services généraux au titre des holding (tels que fourniture administrative, café, thé)
• Coordonne avec le prestataire informatique sur l'inventaire des postes informatique des holdings, commandes / restitution des ordinateurs et imprimantes, gestion de la maintenance des imprimantes et des interventions lors de dysfonctionnement
• Gère le parc téléphonique en coordination avec le prestataire (dont attribution des lignes pour les nouveaux collaborateurs)
• Informations du poste : Poste en CDI, poste exclusivement en présentiel. Base horaire : 39 H avec une dizaine de jours de RTT. Localisée à Paris 8ème - Georges V (ligne 1). Rémunération : 34 - 38 K€ brut fixe annuel sur 12 mois selon profil et expérience.

Votre profil

• Expérience confirmée (minimum 5 ans) sur un poste similaire
• Présentation soignée, excellent sens de l'accueil et du service
• Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et discrétion
• Aisance relationnelle et esprit d\'équipe
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Zoom, Teams
• Excellentes capacités rédactionnelles (orthographe, mise en forme)