Secretario / a

Sincrotrón ALBA; Barcelona; Híbrido; EUR 25.000 - 35.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una instalación de investigación busca una persona organizada para brindar soporte administrativo, incluyendo la gestión de compras y la coordinación de eventos. Se requieren 3 años de experiencia y un nivel B2 de inglés. El entorno de trabajo ofrece flexibilidad y la oportunidad de teletrabajo parcial.

Servicios

Horario flexible

Oportunidad de teletrabajo

Formación

• Experiencia mínima de 3 años en tareas administrativas.
• Carta de presentación explicando motivación y aspectos clave de la candidatura.
• Certificado que acredite nivel de inglés B2.

Responsabilidades

• Gestión de compras nacionales e internacionales.
• Seguimiento de contratos públicos.
• Gestión de viajes y eventos.
• Soporte administrativo a diversas divisiones.

Conocimientos

Organización

Trabajo en equipo

Atención al detalle

Dominio de herramientas informáticas básicas

Inglés (nivel B2)

Educación

Ciclo formativo de grado medio o Bachillerato

Herramientas

Office

Descripción del empleo

Overview

ALBA es la fuente española de luz de sincrotrón, una gran infraestructura de investigación que opera diez líneas de luz, instalaciones complementarias y un Centro de Microscopía Electrónica, este último en colaboración con otras instituciones. En la actualidad está construyendo varias líneas de luz más, ampliando el Centro de Microscopía Electrónica e integrando análisis avanzados de datos, lo que suma un amplio abanico de infraestructuras orientadas a encontrar soluciones a los retos de la sociedad.

Situado en Cerdanyola del Vallès (Barcelona, Cataluña, España), está financiado por el Gobierno español (Ministerio de Ciencia e Innovación) y la Generalitat de Catalunya (Departament de Recerca i Universitats). La luz de sincrotrón producida por electrones de 3GeV es utilizada por miles de investigadores para analizar y comprender las propiedades y la funcionalidad de la materia, abarcando una amplia variedad de campos, como la investigación catalítica, la salud, la producción / almacenamiento de energía, la investigación medioambiental, las tecnologías de la comunicación o el patrimonio cultural.

Nuestro personal, altamente motivado, trabaja en un entorno de trabajo multidisciplinar con una atmósfera formada por la diversidad vivida, la inclusión y el respeto a nuestros colegas. Uno de los objetivos de nuestro plan de igualdad de género es alcanzar la paridad en las distintas divisiones y oficinas del Consorcio, y se han emprendido varias acciones para fomentar las candidaturas de mujeres, sobre todo en puestos científicos, de ingeniería y técnicos.

Situada cerca de Barcelona, en un parque natural y bien comunicada por coche y transporte público, con una excelente conectividad con el mundo y un empleador que entiende la importancia del equilibrio entre vida y trabajo.

De cara a la actualización a ALBA II, una instalación de 4ª generación, que aumentará drásticamente la luminosidad y el flujo coherente, ALBA se encuentra en una fase decrecimiento y dinamismo. Formar parte del equipo de ALBA impulsará tu carrera y te dará la oportunidad de explorar nuevos territorios.

Para más información, puedes ver nuestra historia entrando en este vídeo :

Perfil buscado

Estamos buscando una persona dinámica y organizada que preste atención al detalle, con capacidad para trabajar en equipo y de forma independiente. Los exitosos candidatos se unirán a la Sección de Organización y Finanzas de la División de Administración, donde podrán desarrollar su trabajo con horario flexible según normativa interna y con posibilidad de teletrabajo parcial. La persona incorporada se dedicará a la asistencia de las divisiones operativas de ALBA (Team Assistance) en los procesos administrativos. Así forma parte importante de los servicios generales que se presta desde la División de Administración.

Responsabilidades

• Gestión de compras (nacionales e internacionales). Aduanas.
• Gestión de albaranes y facturación de terceros.
• Seguimiento de contratos públicos (Facturación, actas de recepción, etc).
• Gestión de viajes (billetaje, hoteles, liquidaciones de gastos).
• Gestión de eventos (congresos científicos, workshops, etc).
• Gestión de agendas, visitas y teléfono.
• Gestión de correspondencia.
• Archivos de documentación de la División.
• Y en general, la ejecución de todo tipo de tareas de soporte administrativo al resto de Divisiones.

Requisitos

Los requisitos de participación deben cumplirse en la fecha límite para la presentación de solicitudes y se acreditarán a través del CV adjunto al mismo, sin perjuicio del poder del órgano de selección para exigir la documentación original de las certificaciones que acreditan las calificaciones, formación y experiencia laboral detalladas en el CV. No se aceptarán las candidaturas que no presenten la documentación mencionada o requerida durante el procedimiento de selección.

La persona candidata seleccionada deberá acreditar :

• Experiencia mínima requerida de 3 años en todas las tareas excepto en la tarea 3. Se requiere carta de presentación que debe explicar al menos los aspectos profesionales que se considera claves para la candidatura y la motivación por la cual se presenta a la posición.
• Tener la titulación mínima de Ciclo formativo de grado medio o Bachillerato.
• Se considerará también imprescindible el dominio de las herramientas informáticas básicas (entre ellas Office), demostrando una experiencia mínima acreditada de uso de estas herramientas al menos durante 3 años o acreditando una formación mínima de 100 horas en la materia.
• y nivel B2 de inglés (El candidato tendrá que presentar certificado u otra evidencia que acredite el nivel. El Consorcio se reserva la posibilidad de realizar una prueba de nivel).

Serán admitidas al proceso selectivo todas aquellas personas que reúnan los requisitos exigidos. Esta plaza está reservada a aquellas personas candidatas que tengan la condición legal de persona con discapacidad, con un grado de discapacidad igual o superior al 33%. En caso de existir una o varias personas candidatas admitidas con esta condición de discapacidad, se valorarán en primer lugar a éstas. En el caso de que ninguna persona candidata con la condición de discapacidad sea finalmente seleccionada para el puesto, se continuará con el proceso de selección y se evaluará al resto de candidaturas.

La selección se llevará a cabo mediante el sistema de concurso-oposición.

En la primera fase, se realizará un análisis del currículum (evaluación de la experiencia previa y / o historial profesional, titulaciones, formación y otra información profesional relevante para el puesto). Las interrupciones en la carrera profesional o las variaciones en el orden cronológico de los CV se considerarán una evolución de la carrera y, en consecuencia, una contribución al desarrollo profesional.

La evaluación del CV en la fase de concurso se puntuará con un máximo de 40 puntos, valorando los siguientes aspectos :

• Experiencia profesional en las tareas a realizar - Hasta un máximo de 25 puntos. 0,25 puntos por cada mes trabajado a partir de cumplidos 3 años de experiencia excepto en la tarea 3, que se valorará desde el primer mes de experiencia.
• Formación complementaria específica en tareas detalladas en la posición – Hasta un máximo de 10 puntos. Cursos de duración mínima 50 horas, que hayan finalizado dentro de los últimos 10 años, y que versen sobre materia contable, finanzas o secretariado. Por cada curso de duración : 50-150 = 3, 151-300 = 5, +300 = 7.
• Competencias lingüísticas : nivel superior acreditado de lengua inglesa – Hasta un máximo de 5 puntos. Nivel C1 o superior en inglés : 5 puntos.

La persona candidata tendrá que presentar certificado u otra evidencia que acredite el nivel. El Consorcio se reserva la posibilidad de realizar una prueba de nivel. Las personas candidatas mejor valoradas serán invitadas a una entrevista donde se evaluarán la competencia técnica, conocimientos, habilidades y experiencia profesional vinculada al puesto, con una puntuación total de 60 puntos. Para ser elegible, se debe obtener un mínimo de 30 puntos sobre un total de 60.

Siempre que se cumplan los requisitos mínimos y se hayan clasificado entre las cinco mejores tras la evaluación de la fase de CV, al menos una persona del género menos representado en la división / oficina será entrevistada. La entrevista incluirá al menos los siguientes puntos :

• Presentación de la experiencia profesional : exposición y presentación de la experiencia profesional con especial énfasis en los aspectos relevantes para la posición. Hasta un máximo de 25 puntos.
• Autoevaluación de habilidades interpersonales. Hasta un máximo de 15 puntos.
• Visión sobre el puesto de trabajo, encaje del perfil y contribuciones potenciales a la organización. Hasta un máximo de 10 puntos.

Los méritos se acreditarán mediante el currículum adjunto a la solicitud. El órgano de selección podrá requerir la acreditación mediante documentación complementaria, originales o copias compulsadas que acrediten la experiencia incluida en el currículo.

En caso de empate en la puntuación final, el puesto se otorgará a la persona que pertenezca al género más infrarrepresentado en la División correspondiente y subsidiariamente al global del Consorcio.

En su caso, los suplentes de los miembros del Tribunal de Selección serán designados por el presidente del proceso selectivo, y el cambio se publicará en la convocatoria.

La resolución del procedimiento selectivo se efectuará en el plazo máximo de seis meses desde la fecha de fin del plazo de presentación de solicitudes.

El proceso selectivo puede declararse desierto si el órgano de selección considera que no ha encontrado candidatos aptos para la plaza aunque pudieran reunir los requisitos mínimos.

Contrato temporal de largo plazo para la sustitución de una trabajadora con derecho a reserva del puesto de trabajo.

El Tribunal de Selección lo componen los siguientes miembros :

J-18808-Ljbffr