Executive Assistant to CEO

Queer Destinations; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa innovadora busca un asistente ejecutivo que gestione las comunicaciones y calendarios de la alta dirección. El candidato ideal debe ser bilingüe, tener experiencia en roles similares y habilidades excepcionales en organización y comunicación. Se valorará la discreción y la capacidad de trabajar en un entorno internacional, además de la pasión por temas de diversidad y turismo.

Formación

• Experiencia de al menos 3 años en asistencia a Dirección o Alta Gerencia.
• Disponibilidad de horario extra y movilidad para viajar.

Responsabilidades

• Gestionar calendarios y comunicaciones de ejecutivos.
• Organizar reuniones y eventos, incluyendo logística.
• Monitorear correos electrónicos y redactar comunicaciones.

Conocimientos

Comunicación Asertiva

Solución de Problemas

Trabajo en Equipo

Orientación a Resultados

Flexibilidad

Educación

Bilingüe en Castellano e Inglés

Herramientas

Asana

HubSpot CRM

Descripción del empleo

Un asistente ejecutivo es responsable de gestionar calendarios, comunicaciones de los principales ejecutivos de la empresa, así como la gestión de proyectos menores y la logística que pudiesen implicar de la alta gerencia. Debe conocer a fondo la empresa y saber quién es el personal clave, ya que el desempeño del asistente ejecutivo representa un papel importante en la consecución de los objetivos empresariales.

El alcance del puesto consiste en realizar sus funciones con grado de responsabilidad controlando la gestión del tiempo, siendo capaz de actuar sin recibir orientación con un estricto manejo riguroso de información sensible, privada y confidencial.

Planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades que se le deleguen y así contribuir a alcanzar los objetivos empresariales proporcionando apoyo personalizado.

• Funciones principales
• Ser el punto de enlace entre el CEO y los clientes, organizaciones y otros socios externos.
• Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
• Responsable de las comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculo u otros programas que son directamente de la Presidencia o la Dirección General.
• Liderar la organización y planificación del calendario profesional y personal.
• Organizar reuniones, incluyendo la programación, el envío de recordatorios y los requerimientos necesarios.
• Gestión del flujo de información de manera oportuna y correcta.
• Gestión y organización de eventos, reuniones y actos corporativos.
• Organización de viajes e itinerarios y su respectiva logística.
• Realizar reservas de transporte, alojamiento, restaurantes y seguimientos.
• Tomar notas y redactar actas durante todas las reuniones.
• Monitoreo del correo electrónico del directivo y de la redacción de comunicaciones en su nombre.
• Cotejar y organizar los gastos del directivo para entregar al area Financiera.
• Filtrar y dirigir las llamadas telefónicas.
• Asistir en el planeamiento conceptual y presentación de los proyectos asignados.
• Planear, coordinar, ejecutar y controlar las diferentes tareas operativas y / o administrativas de los proyectos asignados hasta la terminación de los mismos, asegurando el cumplimiento de fechas de entrega, calidad de los resultados y compromisos adquiridos donde el Presidente tenga un rol puntual de entrega.
• Informar periódicamente a la dirección sobre el progreso y estado de las tareas de cada proyecto y / o estudio asignado.
• Indicadores de desempeño
• Cumplimiento estricto de horarios.
• Evitar incumplimientos en plazos de entrega ante el volumen de trabajo.
• Evitar crisis y sus efectos en todos los itinerarios de viajes.
• Facilitar el enlace de la vida personal del Presidente con la laboral para que no choquen.
• Perfil ideal para este puesto

Persona con experiência en roles de asistencia a Dirección o Alta Gerencia de al menos 3 años, necesariamente bilingüe entre el Castellano y el Inglés, con excelente presentación personal, habilidades de comunicación asertiva y enfoque en solución de problemas, con un estricto manejo del tiempo y facilidades para coordinar aspectos logísticos en diferentes latitudes y zonas horarias.

• Adicionalmente se valorará mucho una persona con
• Discreción y confidencialidad.
• Excelente expresión verbal y escrita, buena sintaxis y ortografía.
• Gestión del tiempo bien desarrollado tanto en agenda de trabajo como personal.
• Tacto y diplomacia.
• Agilidad en respuestas y alternativas de solución.
• Experiência en cargos similares en entorno internacional.
• Disponibilidad de horario extra, movilidad y disponibilidad para viajar.
• Conocimientos de informática (ofimática, correo electrónico y trabajo en la nube).
• Manejo de sistema de gestión de proyectos (Asana)
• Manejo de sistema de gestión de clientes y contactos (HubSpot CRM)
• Conocimiento, participación o vínculo con temas de Diversidad Sexual.
• Conocimiento y / o pasión por temas de Turismo.
• Conocimiento y / o pasión por temas de Emprendimiento y StartUps.
• Competencias
• Trabajo en Equipo.
• Orientación a Resultados
• Capacidad de organización.
• Capacidad de negociación
• Comunicación eficaz
• Atención al detalle.
• Flexibilidad y adaptabilidad ante entornos rápidamente cambiantes.
• Agilidad en la Toma de Decisiones
• Vocación de Servicio y proactividad
• Resiliencia y tolerancia a la frustración. No rendirse ante la dificultad.

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