Executive Office Manager / Executive Secretary

تطبيق خفي Khafy App; Jeddah; On-site; SAR 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

شركة خدمات تقنية في منطقة مكة المكرمة تبحث عن مساعد تنفيذي يتمتع بخبرة واسعة في إدارة مكاتب التنفيذيين. سيتولى الموظف مسؤولية تنسيق جميع الأنشطة اليومية للمكتب، والتعامل مع توجيهات المدير التنفيذي وتسهيل التواصل مع الفرق المختلفة. يتطلب الدور خبرة لا تقل عن خمس سنوات في مجال المساعدات التنفيذية وإجادة اللغتين العربية والإنجليزية. يجب أن يكون لدى المرشح مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على العمل في بيئة تتطلب مستوى عالي من الاحترافية.

Qualifications

• خبرة مثبتة لا تقل عن خمس سنوات كمدير تنفيذي أو مساعد تنفيذي.
• إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية (كتابة وتحدث).
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تحديد الأولويات.

Responsibilities

• إدارة مكتب المدير التنفيذي والإشراف على جميع العمليات التنفيذية اليومية.
• تنسيق مع القيادة العليا والأقسام الداخلية وفقًا لتوجيهات المدير التنفيذي.

Skills

القدرة على التنظيم

المتابعة

التواصل الفعال

Job description

Role Purpose

• To act as a direct extension of the Chief Executive Officer, managing the CEO’s office operations, coordinating executive tasks, following up on directives, and ensuring high-quality outputs and timely reporting, within a work environment that requires a high level of organization and continuous readiness.

Key Responsibilities

• Manage the CEO’s office and oversee all related daily executive operations.
• Receive assignments and directives directly from the CEO, distribute them to relevant teams, and follow up until final deliverables are completed.
• Coordinate with senior leadership and internal departments in accordance with the CEO’s directives and with continuous reporting back to the CEO.
• Prepare clear and concise executive summaries and periodic reports to support decision-making.
• Organize and schedule meetings, prepare agendas, document minutes, and follow up on action items.
• Attend meetings when required and provide summarized outcomes and decisions to the CEO.
• Manage the CEO’s email and official correspondence with a high level of professionalism and confidentiality.
• Arrange travel, meetings, and official engagements related to the CEO’s role.
• Maintain and manage confidential documents and sensitive executive files.
• Handle work pressures professionally and take appropriate actions within approved authority levels.

Qualifications & Requirements

• Minimum of five (5) years of proven experience as an Executive Secretary, Executive Assistant, or Executive Office Manager.
• Full professional fluency in Arabic and English (written and spoken).
• Strong organizational, follow-up, and prioritization skills.
• Excellent communication and coordination abilities across all management levels.
• High level of professionalism, discipline, and confidentiality.
• Valid driving license.
• Willingness to travel as required by business needs.