Asistente de Dirección

Takeda; Ciudad de México; Presencial; MXN 50,000 - 200,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa farmacéutica líder en Ciudad de México busca un profesional administrativo para colaborar con diversas áreas en la gestión de recursos y documentación. Las responsabilidades incluyen la coordinación de contratos y solicitudes, el registro de pagos y el soporte en la organización de itinerarios. Se requiere una carrera concluida en disciplinas científicas o administrativas, junto con 3 a 5 años de experiencia en un entorno administrativo. Se ofrece un contrato a tiempo completo con un ambiente dinámico.

Formación

• 3 a 5 años de experiencia en actividades administrativas.
• Experiencia en el llenado de formatos y solicitudes de pago.
• Familiarizado con sistemas y procedimientos de la Industria Farmacéutica.

Responsabilidades

• Apoyar en la coordinación administrativa al área.
• Registrar procesos de pagos cumpliendo políticas vigentes.
• Administrar documentos para el portal de Ariba.

Conocimientos

Manejo de paquetería office

Habilidades de comunicación

Conocimientos básicos de contabilidad

Conocimientos en SAP

Inglés intermedio

Experiencia en administración de documentos

Educación

Licenciatura en disciplinas Científicas o Áreas Administrativas

Herramientas

SAP

TIMETRACKER

Programas de DHL

Descripción del empleo

Job Description

PROPÓSITO DE LA POSICIÓN

Colaborar con las distintas áreas en la administración de recursos y en la interacción involucrados en el desarrollo de proyectos, asegurando el apego a las políticas y procedimientos internos de la compañía establecidos por las diferentes áreas funcionales del negocio. Brindar eficiencia a la operación de las áreas mediante soporte administrativo en la recepción, distribución, revisión, gestión y envío de documentación, interactuando con los departamentos involucrados en los diversos procesos que forman parte del servicio.

RESPONSABILIDADES

• Apoyar en la coordinación administrativa al área, asegurando la gestión de contratos, OCs, proyectos, reuniones, etc.
• Registrar en tiempo y forma los procesos de pagos, asegurando el cumplimiento de las políticas vigentes
• Administrar y colaborar en la realización de formatos requeridos, solicitudes de Contratos y Pedidos para subirlos al portal de Ariba, con el fin de proporcionar oportunamente las diferentes Órdenes de Compra solicitadas, en cumplimiento con la Política vigente.
• Soportar al director del área en la organización de las diferentes solicitudes de itinerarios de vuelos y reservaciones de hospedajes, así como el registro y procedimiento oportuno en cuentas de gastos para su reembolso en tiempo y forma.
• Asegurar la recepción, distribución y envío de documentación y materiales necesarios.

CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA, IMPACTO, HABILIDADES DE COMUNICACIÓN, INNOVACIÓN

• Manejo de paquetería office y administración de archivo.
• Habilidades de comunicación, redacción, manejo de tiempo y priorización de actividades.
• Conocimientos básicos de contabilidad.
• Conocimientos en el manejo de Programas de DHL, SAP y TIMETRACKER.
• Conocimientos de auditorías, documentación y elaboración de procedimientos.
• Habilidades de relacionamiento y colaboración con diferentes stakeholders internos y externos.
• Inglés intermedio.
• Experiencia comprobable en el llenado de formatos, bases de datos, solicitudes de pago y administración de documentos.
• Familiarizado con sistemas, políticas y procedimientos de la Industria Farmacéutica.
• Experiencia comprobada en la administración de recursos y proyectos acorde a las políticas, procedimientos y regulaciones de la Industria Farmacéutica.
• Perfil abierto y receptivo, propone soluciones, ejecuta planes, promueve activamente cambios.

INFORMACIÓN ADICIONAL

• Carrera concluida, deseable licenciatura en disciplinas Científicas o Áreas Administrativas.
• De 3 a 5 años de experiencia en actividades administrativas

Locations

MEX - Santa Fe

Worker Type

Employee

Worker Sub-Type

Regular

Time Type

Full time