UN-E CHARGE-E DE PROJETS ADMINISTRATIF ET FINANCIER - UNITE CORRIDORS (H / F)

Expertise France; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence publique de coopération technique recherche un chargé de projets pour gérer l'administration et le budget de projets internationaux. Le candidat idéal a au moins 5 ans d'expérience dans la gestion administrative et doit être capable d'assurer une bonne gestion des risques contractuels. Une maîtrise avancée d'Excel et de bonnes capacités relationnelles sont essentielles pour le poste. Ce rôle se situe à Paris, avec une forte interaction avec les équipes sur le terrain.

Qualifications

• Expérience professionnelle de 5 ans dans la gestion administrative et financière.
• Au moins 3 ans dans le secteur de la coopération ou aide humanitaire.
• Connaissance des procédures de passation de marchés publics.

Responsabilités

• Appui au recrutement des équipes administratives et financières.
• Gestion des risques contractuels de projet.
• Pilotage de l’exécution budgétaire des projets.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion budgétaire

Capacités relationnelles

Maîtrise de l'anglais

Gestion du stress

Formation

Diplôme universitaire en gestion, économie, finance

Outils

Excel

Description du poste

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière;
• paix, stabilité et sécurité;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Placé sous la responsabilité du Coordinateur d’Unité corridor, les principales missions confiées au chargé de projets sont les suivantes, les missions énoncées ne sont pas limitatives :

Au démarrage des projets (appui au recrutement des équipes administratives et financières, formation et coaching des équipes)

Gestion RH:

• Appui au recrutement des équipes administratives et financières
• Point focal des sociétés de portage salarial pour les projets du portefeuille

Gestion administrative:

• Appui et participation à la passation des marchés publics
• Appui à l’élaboration des plans de passation de marchés annuels et pluriannuels
• Veille à la bonne application des procédures administratives à la fois par un accompagnement des équipes et également à travers des contrôles
• Garant de la bonne gestion des risques contractuels de projet
• Veille à la mise à jour des outils de suivi existants, et gestion des données des projets : contrôle des informations rentrées dans les outils SI de gestion de projet, mise à jour des informations projets et outils de suivi, collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.).

Gestion budgétaire et comptable:

• Accompagnement des équipes projet à la réalisation des prévisions budgétaires annuelles et pluriannuelles
• Appui les équipes projet aux travaux de clôture financière
• Pilotage de l’exécution budgétaire des projets tout en garantissant la qualité et la conformité des états financiers en référence aux règles Agence et Bailleurs de fonds.
• Reporting financier externe et interne (suivi de la validation des rapports financiers et autres étapes)
• Gestion des audits financiers des projets
• Veille à la bonne gestion de trésorerie des équipes terrain à travers le suivi des comptes et des caisses locales
• Suivi des financements : états des demandes de versements de fonds et vérification des réceptions de fonds
• Appui à la préparation des clôtures périodique et d’autres exercices budgétaires;
• Appui à la préparation des audits annuels et finaux des projets

En phase de mise en œuvre et clôture (appui aux équipes)

Gestion RH:

• En lien avec les chef.fes de projet, suivi des performances des équipes administratives et financières
• Point focal des sociétés de portage salarial pour les projets du portefeuille (réception des factures, mise en paiement, vérifications).

Gestion administrative:

• Appui à la passation des marchés publics
• Appui à l’élaboration des plans de passation de marchés annuels et pluriannuels
• Veille à la bonne application des procédures administratives à la fois par un accompagnement des équipes et également à travers des contrôles
• Garant de la bonne gestion des risques contractuels de projet
• Veille à la mise à jour des outils de suivi existants, et gestion des données des projets : contrôle des informations rentrées dans les outils SI de gestion de projet, mise à jour des informations projets et outils de suivi, collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.).

Gestion budgétaire et comptable:

• Accompagnement des équipes projet à la réalisation des prévisions budgétaires annuelles et pluriannuelles (missions terrain à chaque exercice de revue BR et PABI)
• Appuie les équipes projet aux travaux de clôture financière
• Pilotage de l’exécution budgétaire des projets tout en garantissant la qualité et la conformité des états financiers en référence aux règles Agence et Bailleurs de fonds.
• Appui pour le reporting financier externe et interne
• Appui à la gestion des audits financiers des projets
• Veille à la bonne gestion de trésorerie des équipes terrain à travers le suivi des comptes et des caisses locales
• Appui à la mise à jour des outils de pilotage
• Suivi des financements de projet : états des demandes de versements de fonds et vérification des réceptions de fonds
• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables;
• Elaboration des bons à facturer(BAF);
• Appui à la préparation des clôtures périodique et d’autres exercices budgétaires;
• Appui à la préparation des audits annuels et finaux des projets
• Appui à la préparation et la révision des CODEV et en particulier les CODEV 2 si besoin

PRESENTATION DU POLE PEC :

Au sein du département EDI, le pôle PEC développe et met en œuvre des projets de coopération technique autour des thématiques suivantes :

• Facilitation des affaires
• Intégration économique régionale
• Commerce et appui à l’export
• Banques Publiques de développement
• Investissements et PPP

Le pôle est composé d’une vingtaine de collaborateurs à Paris et une vingtaine sur le terrain. A date, le portefeuille est composé de dix-sept projets en exécution (budget total environ 43 M EUR), et d’une dizaine de projets en développement.

PRESENTATION DES PROJETS

Les corridors stratégiques sont des couloirs géographiques d’activités socio-économiques reliés par des réseaux d’infrastructures de communication et de transport connectés à de grands ports maritimes facilitant une mobilité des biens et des personnes. Ils doivent permettre un développement efficace des échanges commerciaux durables et résilients entre les pays africains d’une part, puis entre l'Afrique et le monde d’autre part.

Les projets de corridors consistant en des financement d’assistance technique le long de routes ou voies ferrées majeures, ayant pour objectifs principaux, la facilitation du transport et la facilitation des échanges. Actuellement, le pôle PEC du Département EDI d’Expertise France s’est positionné comme opérateur de mise en œuvre de 3 projets corridors :

• Le projet corridor Transcaspien (TCTC) qui traverse l’Asie Centrale,
• Le projet corridor GGSP Calao d’Afrique de l’Ouest, qui relie Abidjan à Ouagadougou et Abidjan à Lagos,
• Le projet corridor d’Afrique Centrale (5&6) qui relie Libreville à Ndjamena et Douala à Kampala

Compétences techniques :

• Diplôme universitaire en gestion, économie, finance ou tout autre diplôme pertinent à la mission ;
• Expérience professionnelle de 5 ans dans la gestion administrative et financière et d’au moins 3 ans dans le secteur de la coopération ou aide humanitaire ;
• Maitrise des fondamentaux de la gestion des projets internationaux et des composantes administratives, financières ;
• Connaissance des procédures de passation de marchés publics ;
• Une connaissance des programmes Global Gateway de l’Union européenne, et / ou des secteurs des transports et de la logistique sera un plus
• Excellente maîtrise d’Excel ;
• Rapides capacités d’apprentissage
• Sens de l’organisation et de la rigueur ;
• Bonne gestion du stress
• Capacité d’adaptation et goût pour le travail en équipe ;
• Réactivité, autonomie et disponibilité.

Compétences transverses :

• Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément;
• Etre proactif;
• Avoir de bonnes capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe);
• Maîtrise de l’anglais (lu, écrit et parlé).