SECRÉTARIAT DE DIRECTION ET DES RESSOURCES HUMAINES (H/F)

CC TERRE D EMERAUDE COMMUNAUTE; Orgelet; Sur place; EUR 100 000 - 125 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale dans la région de Bourgogne-Franche-Comté recrute un secrétaire administratif en CDD de 1 an. Le candidat sera responsable des tâches de secrétariat et du soutien administratif de la direction. Ce poste nécessite une gestion rigoureuse des dossiers, avec des missions variées en ressources humaines. Un débutant est accepté, et la rémunération est selon la grille indiciaire de la fonction publique. Les candidats doivent envoyer leur lettre de motivation et CV à l'adresse indiquée.

Prestations

Tickets restaurant après 6 mois d'ancienneté

Avantages sociaux

Qualifications

• Débutant accepté.
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.

Responsabilités

• Gestion du secrétariat courant et des tâches administratives.
• Suivi des dossiers maladie et des recrutements.
• Organisation des jurys de recrutement.

Connaissances

Gestion administrative

Accueil téléphonique

Planification des tâches

Rigueur

Esprit d'équipe

Formation

Qualification : Employé qualifié

Description du poste

Mission Principale du Poste

Assurer les tâches de secrétariat courant et le soutien administratif de la Direction pour garantir le bon fonctionnement et l'efficacité de la Communauté de Communes + Participer à la mise en œuvre de la politique des ressources humaines de la collectivité.

Activités Principales

Secrétariat de Direction

• Secrétariat courant : en alternance avec les autres agents du service
• Standard téléphonique
• Accueil physique
• Gestion des courriels
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Mise à jour des bases de données et des annuaires de la collectivité
• Gestion des Assemblées :
  • Préparation des dossiers de séances et des ordres du jour
  • Envoi des convocations
  • Assister aux réunions (Conseil communautaire, Conférence des Maires, etc.) et accueillir les participants
  • Transmission au contrôle de légalité
  • Mise à jour et tenue des registres
  • Prise de note et rédaction du compte rendu sommaire et des Procès-verbaux de séances
  • Suivi du caractère exécutoire des délibérations
• Missions référentes :
  • Suivi des invitations et de l'agenda du Président et de la DGS
  • Préparation des dossiers de direction
  • Mise en forme de courrier
  • Suivi des parapheurs

Service Ressources Humaines

• Maladie :
  • Gestion et suivi des dossiers maladie : élaboration des attestations d’indemnités journalières (IJ), contrôle et suivi des remboursements de la CPAM et de l’assureur statutaire
  • Intégration des IJ en paie au plus tard le 10 du mois et enregistrement du suivi dans le tableau, puis transmission de l’information aux gestionnaires RH
  • Organisation des visites médicales régulières
  • Déclaration à l’assurance statutaire, et suivi des dossiers
  • Actualisation des arrivées et des départs auprès de la médecine préventive
  • En cas d’absence des gestionnaires, déclaration des accidents de travail
  • Prise de RDV auprès d’un médecin agréé ou de la médecine préventive dans le cadre d’un temps partiel thérapeutique, d’un retour suite à absence longue (en lien avec les gestionnaires RH)
• Recrutement :
  • Elaboration des fiches de recrutement en lien avec la DRH et les responsables de service
  • Mise en ligne des annonces sur Emploi Territorial, France Travail et transmission au service Communication pour site internet, post facebook.
  • Assurer la suppression des annonces une fois le recrutement effectué
  • Enregistrement et suivi des candidatures
  • Organisation des jurys de recrutement (convocation, réservation de salle, confirmation au jury).
  • Réponses aux candidats non retenus : candidatures spontanées et candidats non retenus avec ou sans entretien
  • Suivi de la boîte mail recrutement
• Stagiaires :
  • Vérification et mise en signature des conventions de stage
  • Transmission des demandes de stages aux responsables de service puis réponse en conséquence
• Gestion administrative :
  • Suivi de la boîte mail RH en collaboration avec les gestionnaires RH
  • Participer à l’élaboration du Rapport Social Unique, pour la partie absentéisme
  • Assurer une veille réglementaire et technique

Conditions de Travail et de Rémunération

• Temps complet : 37 heures + 12 jours de RTT sur 4,5 jours (agent intervient à 50 % sur le service RH et 50 % au secrétariat de direction)
• Type de contrat : CDD de 1 an renouvelable (statutaire ou CDD)
• Lieu de travail : Siège de Terre d'Émeraude Communauté
• Rémunération : Statutaire + régime indemnitaire, avantages sociaux et tickets restaurant après 6 mois d'ancienneté (catégorie CC)

Profil Souhaité

• Débutant accepté
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Informations Complémentaires

Employeur : 0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)

Application

Lettre de motivation manuscrite + CV détaillé.

Envoyez votre candidature à [e-mail].

Type de contrat et Salaire

• Type de contrat : CDD de 12 mois
• Travail : 37 H/semaine, semaine de travail en journée
• Salaire : Selon grille indiciaire de la FPT